“Conforme a las leyes”, “lícito”, “cierto, genuino y verdadero en cualquier línea” son tres de las acepciones que encontramos en el diccionario de la Real Academia Española sobre la palabra legítimo. Veracidad y respeto por las leyes que cobra mucha importancia en el área de la firma de documentos. Por ese motivo, este artículo quiere hablar de una firma legítima cuyo carácter auténtico estaba muy claro en su versión manuscrita pero que en los últimos años ha debido adaptarse a la evolución tecnológica y la digitalización.
Firma manuscrita legítima
Un trazo particular con unas características individuales que solo el emisor conoce. Un sello personal que, además, tradicionalmente se venía plasmando de forma presencial. Durante muchos años la firma manuscrita ha sido el signo de identificación y la manera utilizada para cerrar acuerdos comerciales, contratos de trabajo y validar todo tipo de documentos. Una firma legítima que plasmaba sobre el papel el consentimiento, autorización o aprobación.
El realizarse de manera manual, presencial y contar con rasgos únicos e identificativos de la persona son los elementos que dan mayor legitimidad a esta firma manuscrita. Además, para asegurar aún más su seguridad y evitar posibles fraudes también existe la opción de realizar una legitimación de firma ante notario.
Soluciones digitales de firma electrónica
Las reglas del juego de la legitimidad estaban claras con la firma manuscrita pero la eclosión de la digitalización vino a cambiarlo todo. El fácil y rápido acceso a internet y la proliferación de los dispositivos electrónicos y las herramientas digitales abrió una nueva ventana de opciones para firmar documentos. Ahora bien, de la mano de la expansión tecnológica derivó también el reto de verificar la identidad de la persona firmante.
Fue en la década de los 90 del siglo pasado cuando aparece la figura de la firma electrónica. La esencia es trasladar la firma tradicional al mundo electrónico. En ese sentido, existen tres tipos de firmas electrónicas, con diferente validez y legitimidad que están reguladas por el Reglamento de la Unión Europea 910/2014, elDAS:
- Firma electrónica simple: No permite identificar al usuario ya que consiste en la aceptación de las condiciones o los datos contenidos en un contrato pero de una manera bastante flexible.
- Firma electrónica avanzada: Valida la identidad de la persona que firma un contrato y también que no hay modificaciones posteriores del documento tras su firma. Sin embargo, solo se sitúa en un nivel intermedio de seguridad y no se puede equiparar con la firma manuscrita.
- Firma electrónica cualificada: Se realiza mediante un dispositivo seguro de creación de firma y ofrece la máxima seguridad.
¿Son equiparables entonces la firma electrónica cualificada y la firma manuscrita? Tal y como afirma el artículo número 25 de elDAS: “una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita”. En un sentido similar se expresa la Ley 59/2003 en el cuarto punto de su artículo tres: “La firma electrónica reconocida tendrá respecto a los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.
Conceptos claves en la digitalización de las firmas
“Una declaración electrónica que vincula los datos de validación de una firma con una persona física y confirma, al menos, el nombre o seudónimo de esa persona”, es la definición que elDAS ofrece sobre el concepto de certificado de firma electrónica. Este certificado contribuye a que la firma electrónica cualificada sea equiparable a la firma manuscrita y, por extensión, sea una firma legítima. Sin ser exactamente lo mismo, los certificados vienen a ser similares al testimonio notarial que se podía presentar acerca de una firma manuscrita.
En este camino para conseguir la máxima legitimidad de las firmas electrónicas es importante conocer los siguientes conceptos cuya definición ofrece elDAS:
- Autenticación: “un proceso electrónico que posibilita la identificación electrónica de una persona física o jurídica, o del origen y la integridad de datos en formato electrónico”.
- Identificación electrónica: “el proceso de utilizar los datos de identificación de una persona en forma electrónica que representan de manera única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica”.
- Firmante: “una persona física que crea una firma electrónica.
- Prestador cualificado de servicios de confianza: “un prestador de servicios de confianza que presta uno o varios servicios de confianza cualificados y al que el organismo de supervisión ha concedido la cualificación”.
Soluciones para una firma legítima
Firmaprofesional es un prestador cualificado de servicios de confianza y cuenta con los certificados oportunos que así lo acreditan. Es, por tanto, una buena opción para impulsar la competitividad digital de cualquier empresa y hacerlo desde la seguridad y la certeza de que su oferta incluye servicios de identidad y firmas electrónicas con la máxima validez legal.
Firmaprofesional tiene la capacidad de crear autoridades de registro (RA), permite gestionar el ciclo de vida de los diferentes tipos de certificados que existen y, además, cuenta con un servicio como Firmacloud para su custodia en la nube con la máxima garantías jurídicas.
En conclusión, la digitalización supuso un enorme cambio en la gestión documental. La firma legítima que era la firma manuscrita ha debido de encontrar su acomodo en el universo electrónico y lo ha hecho mediante la firma electrónica cualificada que es la única que tiene un valor de firma manuscrita. Hoy es posible firmar cualquier documento de manera digital y hacerlo con la máxima seguridad y legitimidad.
