Tanto en la Administración Pública como en el sector privado la digitalización ha llegado para quedarse. Aunque la firma manuscrita sigue presente en la actividad cotidiana los diferentes ejemplos de firmas digitales la han desplazado a un segundo plano. Y es qué, ¿por qué no aprovechar los beneficios que nos puede reportar la tecnología?
En este artículo queremos presentar algunas de las opciones digitales que hoy existen para la firma de documentos, contratos y acuerdos comerciales. En ese sentido, es importante aclarar que la firma digital no debe confundirse con los certificados digitales y que no todas las firmas electrónicas reúnen los requisitos obligatorios de una firma digital (autenticación, integridad y no repudio).
Avanzada y cualificada: Las firmas electrónicas
El Reglamento de la Unión Europea 910/2014 conocido como elDAS es el encargado de regular todo lo vinculado con una firma electrónica que define de la siguiente manera: “Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.
Son tres los tipos de firmas electrónicas que recoge este documento. El primero de ellos es la firma simple que no cumple con todos los requisitos para ser una firma digital segura. Hablamos de una opción sencilla que consiste en situaciones como la aceptación de las condiciones de una página web o el ingreso de un número PIN como vía para identificarse. Con su uso no se puede garantizar con seguridad la identidad del usuario.
Dentro de los ejemplos de firmas digitales si podemos incluir a la firma electrónica avanzada que, como recoge elDAS, se vincula al firmante de manera única, permite su identificación y detectar cualquier modificación ulterior de los datos firmados.
El tercer tipo de firma electrónica es la que ofrece el mayor nivel de seguridad. Se trata de la firma cualificada que tal y como señala elDAS en su artículo 25.2 “tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita”. La clave para la máxima confianza en esta firma es el hecho de que se genera mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y generalmente es emitida por un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado (QTSP).
Otros ejemplos
Las firmas electrónicas mencionadas en el apartado anterior no son los únicos ejemplos de firmas digitales existentes. Aunque estas sean las más comunes y utilizadas por las empresas podemos encontrar algunas otras opciones para la firma digital como:
- DNI Electrónico: Este documento acredita de forma física y digital la identidad personal de la persona y posibilita firmar documentos de manera electrónica.
- Token: La firma digital con token es otra herramienta tecnológica al alcance de las empresas.
- Firma manuscrita digitalizada: La tradicional firma manuscrita se puede seguir plasmando en formato físico y después trasladarla al mundo digital para firmar con plenas garantías.
- Firma automática: Mediante el uso de un dispositivo o certificado pertinente este ejemplo facilita la firma de manera instantánea y sin que sea necesaria la presencia de la persona física.
- Firma biométrica: Suele ser considerada como un tipo de firma electrónica avanzada y en su proceso es posible la captura de los datos biométricos del firmante.
- Firma con OTP (one-time-password): En esta firma digital la persona recibe un código que solo puede usar una única vez y cuya validez es temporal y que le permite la firma del documento.
Usos y ventajas de las firmas digitales
¿Por qué apostar por algunos de estos ejemplos de firmas digitales? La lista de las ventajas y de los posibles usos es muy amplia. Un valor añadido muy significativo para las empresas es la opción de firmar un documento en remoto sin la necesidad de compartir espacio físico. Gracias a las firmas digitales se pueden firmar contratos de trabajo, acuerdos comerciales o interdepartamentales y realizar todo tipo de gestión documental sin límites espaciales.
Poder firmar desde cualquier ubicación representa un notable ahorro de tiempo que, por ejemplo, en un departamento de recursos humanos se puede destinar a mejorar la mejor gestión laboral o de recursos. Otro caso sería el de una compañía de seguros o una empresa que presta servicios a clientes que al implementar las firmas digitales ven mejorar su imagen corporativa y pueden generar contratos con sus clientes de forma segura, rápida y ágil.
En el caso de Firmaprofesional se ofrecen servicios como Firmasign, una plataforma para la gestión de todos los procesos con firmas electrónicas que garantiza la seguridad, la flexibilidad y la trazabilidad con un notable ahorro de tiempo y dinero.
Son numerosos los ejemplos de firmas digitales que están a disposición de las diferentes empresas y particulares. Dentro de ellas la firma electrónica avanzada y la cualificada son las que cuentan con un uso más extendido en la actualidad. Firmas que permiten un avance en la agilidad y la seguridad con la que se pueden realizar numerosos procesos tanto internos como externos.
