Identidad y firma electrónica con máxima seguridad y validez legal. Ir a Soluciones

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MAS Prevención, compañía líder en servicios de Prevención, se encuentra a diario con el hecho de que sus comerciales generan contratos y documentos que deben ser firmados legalmente por sus clientes de forma segura, rápida, ágil y telemática. Hasta hace unos años la firma manuscrita era la única opción para poder firmar toda esta documentación. Sin embargo, el avance de la tecnología y la apuesta por la digitalización en las empresas ha revolucionado el universo de la gestión documental. Hoy, es posible la firma digital de contratos a través de plataformas como Firmaprofesional que ofrecen un servicio con la máxima eficacia y seguridad que permite una mayor eficiencia y un considerable ahorro de costes.

Los niveles de firma electrónica

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En la actualidad, existen diferentes tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada) cuya regulación está recogida en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 (elDAS). Estas firmas electrónicas junto a la emisión de certificados cualificados son todo un kit digital que simboliza un nuevo tiempo para la gestión de documentos. En ese punto, es importante que los diferentes responsables de las compañías, en especial aquellos vinculados al área de recursos humanos conozcan en qué consiste cada una de estas firmas electrónicas: 

  • Firma electrónica simple: Es la opción más rápida y consiste en realizar un check para validar los datos contenidos en el contrato. El inconveniente es que no se puede identificar al usuario, un problema significativo porque conlleva que la validez legal no esté asegurada. 
  • Firma electrónica avanzada: Hablamos de una firma que si valida la identidad de la persona que firma el documento y también permite comprobar que no hay modificaciones posteriores a la firma. 
  • Firma electrónica reconocida o cualificada: en este caso cobra importancia la figura de un certificado cualificado a través del cual se genera la firma. Es la opción que ofrece el mayor grado de seguridad ya que garantiza la autenticidad de la identidad de la persona hasta el punto de que es aceptada como prueba en los procesos judiciales. 
firma electrónica

La firma electrónica en los contratos de trabajo

Hoy ya no es necesario que la firma de un contrato o precontrato de trabajo se haga de manera presencial. La asistencia física a la oficina de la compañía es un trámite que puede suprimirse y que el nuevo empleado firme su contrato desde cualquier lugar. Un beneficio para los responsables del departamento de recursos humanos que ven como la agilización de este procesos les otorga un tiempo que pueden emplear en otras labores. 

En ese sentido, es importante señalar que tanto la firma electrónica avanzada como la reconocida o cualificada son las opciones más fiables para la firma digital de un contrato de trabajo. 

Una solución sencilla y segura

Para una gestión óptima de la firma digital de contratos, Firmaprofesional cuenta con la plataforma digital Firmasign. A través de esta solución digital, los comerciales de compañías como Más Prevención envían los documentos a firmar a sus clientes. Lo hacen por correo electrónico junto a un código de verificación enviado a su dispositivo móvil vía SMS, que el cliente debe introducir para completar la firma del contrato. Este doble factor es el que confiere plena validez legal al documento.

Una vez firmado el contrato, éste queda almacenado en un entorno seguro en la nube. De esta forma, además de firmar de forma sencilla y ágil con todas las garantías legales, evitando papel y desplazamientos, los documentos quedan clasificados y ordenados. Además, y para garantizar el máximo control en este tipo de gestiones, los comerciales tienen acceso a un entorno web desde el que pueden hacer el seguimiento de estos procesos de firma e incluso mandar nuevos documentos a firmar.

firma digital

Firmasign dispone también de herramientas avanzadas de gestión de flujos de firma. Estas funcionalidades como portafirmas electrónico permiten el uso de Firmasign dentro de la organización, para la firma de documentos que requieran diferentes firmantes y aprobaciones, como por ejemplo actas o informes, con el valor añadido de poder firmar con certificado digital cualificado. 

Un servicio ágil y autónomo de emisión y gestión de certificados digitales

“Contar con los servicios de Firmaprofesional, nos ha permitido avanzar en nuestra transformación digital y en la agilización y eficiencia de los procesos de nuestra compañía. Como proveedor se ha mostrado siempre comprometido con el proyecto, prestándonos el soporte necesario en todas las fases de la implantación”, explica Alberto Corella, Director de IT de MAS Prevención.

Todos los informes realizados por sus técnicos de prevención son firmados electrónicamente con certificados digitales emitidos por Firmaprofesional. De cara a agilizar el proceso de emisión y gestión del ciclo de vida de estos certificados, MAS Prevención se ha constituido en Autoridad de Registro de Firmaprofesional. Actualmente, gestiona más de 300 certificados digitales. 

En conclusión, la digitalización ha permitido que las tecnologías revolucionen la forma de hacer las cosas. Hoy existe la posibilidad de gestionar de forma global todos los procesos de firma electrónica y opciones como la firma digital de contratos representan un valor añadido para cualquier empresa. 

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