Un papel y una rúbrica en forma de firma manuscrita. No había dudas sobre el proceso para garantizar la autoría del firmante. Sin embargo, la extensión de la digitalización dentro de las empresas y administraciones provocó una revolución en la gestión de documentos y en la firma de los mismos. Figuras como la firma electrónica o digital llegaron para quedarse en el universo laboral pero todavía existen algunas dudas que es necesario resolver.
En este artículo encontrarás las respuestas para tener claro qué es la firma electrónica y qué es la firma digital. Estas dos opciones para certificar la identidad en el universo digital son parecidas pero no son lo mismo y es importante tener claras sus características y su utilidad.
La firma electrónica
Simple, avanzada y cualificada son las tres palabras vinculadas a una firma electrónica que es la traslación digital de la habitual firma manuscrita. Esta firma está regulada por el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 (elDAS) que la define como: “Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.
Esta firma puede ser utilizada para una amplia variedad de gestiones: contratos de RRHH, facturas, acuerdos comerciales o interdepartamentales, nóminas, órdenes de compra…y hacerlo de forma segura y con garantías legales. Eso sí, también es vital conocer las diferencias entre los tres tipos de firmas electrónicas:
- Firma electrónica simple: Sobre ella es fundamental tener claro que no es una opción segura. No garantiza la identidad de la persona y su uso debe limitarse a situaciones como la aceptación de las condiciones de una web.
- Firma electrónica avanzada: En este caso, si existe la posibilidad de vincular al firmante, identificarlo y garantizar que se detecte cualquier modificación ulterior de los datos firmados.
- Firma electrónica cualificada: “Tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita”, señala elDAS y apunta que esta es la opción con mayor seguridad jurídica.
¿Qué es la firma digital?
Al hablar de la firma digital aparecen características como “implementación técnica específica”, “aplicación de mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje” o “conjunto de caracteres que se añaden al final de un mensaje”.
Aplicada para el trabajo en entornos digitales esta firma tiene el objetivo de verificar la identidad de la persona firmante. En ese sentido, mediante mecanismos criptográficos se genera un valor alfanumérico que acompaña al mensaje incluido en el documento. De esta forma se garantiza la autenticación, el no repudio y la integridad del contenido.
Vinculado a la firma digital aparecen los certificados oficiales que emiten los Prestadores de Servicios de Confianza como Firmaprofesional. Estos certificados automatizan los trámites legales y los procesos de las organizaciones a la vez que verifican la identidad de la persona que firma.
¡No son sinónimos!
Firma electrónica o digital no son términos que se puedan usar indistintamente. Hay que evitar tratarlos como sinónimos porque no lo son. Tienen en común ser opciones digitales para gestionar los procesos de firma y sustituir a la tradicional firma manuscrita pero difieren en su concepción, seguridad y propósitos.
Al utilizar la firma digital lo que se busca es encriptar la información que puede contener el documento electrónico para conseguir el mayor nivel de seguridad posible. Su uso ayuda a evitar cualquier posible suplantación de identidad. Por su parte, la firma electrónica también garantiza la seguridad en los casos donde se usa la firma avanzada y cualificada pero, además, cuenta con la firma simple para operaciones más cotidianas. En el caso de la firma electrónica su gran objetivo, tal y como recogen documentos como elDAS, es el establecimiento de un marco normativo que sirva de base y asegure los aspectos jurídicos.
En relación al propósito de la firma electrónica o digital se puede señalar que la primera está más focalizada en el método utilizado para la firma y la segunda en ofrecer garantías sobre la identidad digital del firmante.
Pero por encima de las cuestiones descritas hay una diferencia fundamental entre ambas firmas: Todas las firmas digitales son firmas electrónicas, pero no todas las electrónicas son firmas digitales. En concreto, solo la firma cualificada y la avanzada se pueden considerar como firmas digitales.
Herramientas para la firma electrónica o digital en tu negocio
Como se ha comentado en el apartado anterior, ya sea para utilizar una firma electrónica o una firma digital es fundamental apostar por las herramientas digitales que ofrecen Prestadores de Servicios de Confianza como Firmaprofesional. Aquí se pueden encontrar opciones como Firmasign, una plataforma sencilla e instantánea que permite la gestión de los procesos de firma electrónica. Las empresas también pueden encontrar la máxima seguridad y el cumplimiento de los requisitos legales para la gestión de los certificados digitales. En concreto, existe la plataforma Firmacloud para su procesamiento desde la nube.
En resumen, en el actual entorno digitalizado en el que se mueve la actividad laboral las empresas, administraciones o particulares deben estar familiarizados con la firma electrónica o digital. Dos opciones similares pero que no son iguales y que difieren en aspectos técnicos y de seguridad.
