En el Reglamento elDAS (la normativa europea vigente con respecto a la firma electrónica), se señala la firma electrónica simple como aquella que establece un enlace entre dos grupos de datos electrónicos. De manera general, hablamos de firma simple para hacer referencia a toda firma electrónica que no posea las características de una firma electrónica avanzada.
Como se trata de una cuestión que genera muchas incógnitas, a lo largo de este artículo hemos recopilado la información principal que debes tener en cuenta para saber qué es una firma simple electrónica, qué la diferencia de una firma electrónica avanzada y en qué casos vas a necesitar cada una, además de conocer las mejores soluciones del mercado para tu empresa.
Ventajas de la firma electrónica simple
Su uso es intuitivo y su instalación muy sencilla: dos cuestiones que hacen de la firma simple la más utilizada en la actualidad para dar el visto bueno al contenido de contratos y documentos de diversa índole.
Es cierto que, a diferencia de lo que sucede con la firma electrónica avanzada, la firma simple no permite identificar al firmante, por lo que siempre que necesitemos identificar a la persona que aceptó el documento será recomendable emplear un tipo de certificado que así lo permita. No obstante, para ganar en agilidad y aceptar el contenido de documentos que no representen un riesgo legal potencial (como hojas de tiempo, condiciones generales de uso, inventarios, recepción de paquetería, etc.), la firma simple es una opción válida.
Por qué implantar la firma electrónica en mi empresa
Automatizar y agilizar los procesos, ahorrar tiempo y coste en cada transacción, mejorar la eficiencia de los resultados (con equipos mejor coordinados y centrados solo en lo importante) y ofrecer al cliente una garantía de confianza con un sistema cifrado en la firma de documentos son algunos de los beneficios inmediatos que se derivan de la implantación de un correcto sistema de firmas electrónicas en tu empresa.
De lo contrario, la organización se dificulta y el flujo de documentos no resultará todo lo ágil que necesitamos, además de incrementar exponencialmente la tasa de errores y no poder ofrecer al cliente una garantía de que aquello que se firma y envía digitalmente no ha sufrido alteraciones. La automatización y la seguridad que la firma electrónica permite supone un salto de calidad imprescindible ya en cualquier empresa. Resulta indiscutible, por tanto, los beneficios de su implantación, pero las dudas siguen surgiendo en las compañías: ¿qué firma electrónica es más recomendable en cada caso? Establecemos una comparativa con la que arrojar luz sobre esta cuestión.
Firma simple vs firma avanzada: ¿qué tipo de firma electrónica necesita mi empresa?
Como señalábamos al inicio, la firma electrónica avanzada, a diferencia de la firma simple, permite la identificación de la persona firmante y certifica que el contenido del documento firmado no ha sido alterado, por lo que es la recomendada en operaciones con alto valor documental y posibles riesgos legales asociados.
Es una firma electrónica más completa que la firma simple a la que, si además le añadimos la posibilidad de agregar un certificado digital, nos permitirá firmar, con la máxima seguridad, más de un documento a la vez. Esta es la alternativa más segura y ágil para empresas, con la que procesar con éxito y sin errores un gran volumen documental. Sin duda, la opción que recomendamos desde Firmaprofesional.
Prestaciones de la firma electrónica simple
- Usabilidad: manejo fácil e intuitivo.
- Instalación rápida.
Prestaciones de la firma electrónica avanzada
- Identificación: certifica quién es la persona firmante.
- Integridad documental: certifica que la información contenida en el documento firmado no ha sido alterada
- No repudio: certifica la procedencia de la firma electrónica con validez legal.
Prestaciones de la firma electrónica avanzada con certificado digital
- Seguridad: todas las garantías de seguridad de la firma electrónica avanzada (identificación, integridad documental, no repudio).
- Agilidad: permite la firma simultánea de varios documentos.
Si eliges una solución integral para tu empresa, como la que ofrece Firmaprofesional para la gestión de certificados digitales, podrás realizar las gestiones rápidamente y con toda seguridad desde cualquier dispositivo: tu móvil, la nube o incorporando firma biométrica.
¿Ya tienes claras todas las diferencias entre la firma simple y la firma electrónica avanzada? Ahora ya sabes por qué ha llegado el momento en el que olvidarse del papel significa simplificar engorrosos procesos en tu empresa para ganar en eficiencia y en seguridad.
