Un responsable de departamento que se encuentra de viaje y recibe un paquete; un jefe con mucha actividad laboral que no quiere ser distraído con documentos de poca relevancia o, simplemente como una forma de agilizar la actividad laboral y los procesos internos. Firmar por orden es una práctica que suele ser habitual en muchas empresas en las situaciones anteriores. En este artículo queremos que conozcas este tipo de firma, su seguridad y algunas alternativas que pueden mejorar la gestión de tu negocio.
Una práctica para la firma de documentos que suele responder a un orden jerárquico, es decir, la persona con mayor responsabilidad autoriza a otra para que pueda ocuparse de ello mediante la firma por orden. Hablamos, por tanto, de una especie de delegación de funciones para conseguir una mejor gestión.
¿Cómo firmar por orden?
En la también conocida como firma por ausencia es común seguir una serie de pasos y condiciones para intentar que todo sea lo más correcto. Estamos hablando de una situación donde la persona que realiza la firma no es la destinataria final del documento por lo que es importante evitar posibles consecuencias negativas en el futuro.
En ese sentido, es común que antes de la firma se incluya una fórmula con las iniciales P.O (por orden) o P.A (por ausencia) y que se señale el nombre de la persona que debería firmar. El resto se corresponde con la forma de proceder en cualquier otra firma, es decir, la persona firmante incluye su nombre y apellidos y plasma su rubrica.
¿Es seguro y válido?
El procedimiento descrito en el apartado anterior nos lleva a imaginar que esta opción puede ser útil en aspectos poco relevantes como la recepción de un paquete navideño o la de documentos vinculados a trámites menores. Sin embargo, es difícil imaginar que esta firma delegada pueda ser la mejor opción para cerrar un acuerdo comercial de gran trascendencia para el futuro de la empresa.
Firmar por orden es un concepto que no está recogido como figura jurídica por lo que hay que tener cuidado con su uso. Es relevante no confundirlo con otros conceptos en apariencia similares tales como la firma por poder, la firma por delegación o la imitación de firma. Además, es importante seguir el procedimiento indicado y señalar claramente todos los datos para que se pueda considerar como una opción válida.
No obstante, en relación a su seguridad existen notables dudas. Utilizar esta vía para algún procedimiento o documento con relevancia jurídica no es recomendable ya que constituye un riesgo y puede desembocar en futuras consecuencias no deseadas. Pese a la aparente comodidad que hay detrás de la firma por orden existen otras opciones que hoy ofrecen sus mismas ventajas y que si garantizan la seguridad jurídica.
La firma electrónica como alternativa
“Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”. Es la definición que ofrece el Reglamento de la Unión Europea 910/2014, elDAS, sobre la firma electrónica que es una de las alternativas a firmar por orden que han surgido de la mano de la digitalización.
La firma electrónica es el equivalente digital a la habitual firma manuscrita. Son tres los tipos que existen (simple, avanzada y cualificada) siendo la opción de la firma electrónica cualificada la que presenta la mayores garantías jurídicas y la que según elDAS “tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita” (artículo 25.2).
Apostar por la implementación de la firma electrónica en una empresa puede ser útil para las situaciones donde se suele firmar por orden: falta de tiempo, agilizar procesos, ausencias temporales, desplazamientos geográficos. Pero, en este caso, se producen dos beneficios notables. La firma electrónica se puede realizar desde cualquier tipo de ubicación física y espacial de forma muy ágil por lo que no es necesario delegar la firma de documentos. Además, garantiza la seguridad en la gestión documental.
Eso sí, es fundamental apostar por prestadores de servicios de confianza como Firmaprofesional para contar con identidad digital, firmas electrónicas y certificados cualificados 100% seguros y legales. Por ejemplo, la plataforma Firmacloud permite la emisión y custodia de certificados digitales cualificados en la nube.
En resumen, firmar por orden ha sido una opción utilizada históricamente por las empresas para la gestión de documentos de poca importancia o para agilizar algunos procesos. Sin embargo, hablamos de una opción de firma que no garantiza la seguridad y que puede provocar problemas en asuntos importantes. Es por eso que hoy resulta mucho más operativo para las empresas apostar por otras opciones digitales como la firma electrónica.
