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La instalación firma digital es una herramienta clave que la digitalización entrega para las distintas diligencias que las empresas pueden hacer en línea, gracias a lo que estas pueden acceder a las distintas gestiones que necesitan y que pueden realizar desde cualquier lugar.

Por esto, en el post de hoy conoceremos la aplicación gratuita de firma electrónica AutoFirma, desarrollada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Una vez instalada en el escritorio del PC, desde la compañía ya se podrán realizar trámites con las Administraciones que requieran la firma electrónica de documentos.

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¿Qué es Autofirma?

“AutoFirma es una aplicación de escritorio del Ministerio de Hacienda y Función Pública, que le permite realizar la firma electrónica de una solicitud en su propio equipo de manera sencilla, sin utilizar el componente de firma Miniapplet. De esta forma dispone de otros navegadores que no pueden usarse con el componente Miniapplet”, detallan desde el Gobierno de España.

Además, AutoFirma es una herramienta que cuenta con su propia interfaz gráfica y que permite la firma de documentos locales en entornos Windows, Linux y macOS.

La ventaja del sistema AutoFirma es que permite al usuario la instalación de firma digital en cualquier tipo de documento de manera sencilla. Para esto solo es necesario indicar qué fichero quiere firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma qué debe aplicar, liberando así al usuario de cualquier duda técnica.

El usuario solo tendrá que pulsar el botón Permitir cuanto el programa solicite su permiso para la ejecución de la aplicación AutoFirma en el PC y seleccionar el certificado digital, expedido por un Prestador de Servicios de Confianza como Firmaprofesional, con el que va a firmar y darle al botón Aceptar.

Cómo configurar la instalación de la firma digital y los distintos formatos

Probablemente ya sepas que existen múltiples formatos de firma, es decir, diferentes formas de generar el documento de firma que atañe a cómo se guarda o estructura la información de firma en el documento generado.

Existen estos formatos que la aplicación AutoFirma nos permitirá configurar según nuestras necesidades:

  • CAdES (CMS Avanzado): Para firmar ficheros grandes. Tras firmar, no podrás ver la información firmada, porque la información se guarda de forma binaria.
  • XAdES (XML Avanzado). Los documentos obtenidos suelen ser más grandes que en el caso de CAdES, por eso no es adecuado cuando el fichero original es muy grande. Aplicaciones como eCoFirma del Ministerio de Industria y Comercio, sólo firman en XAdES.
  • PAdES (PDF Avanzado). Este es el formato más adecuado cuando el documento original es un pdf. El destinatario de la firma puede comprobar fácilmente la firma y el documento firmado. Con los formatos anteriores esto no es posible si no se utilizan herramientas externas.
  • OOXML y ODF. Son los formatos de firma que utilizan Microsoft Office y Open Office, respectivamente.

Paso a paso para la instalación de firma digital

Para configurar el formato de firma, abriremos la aplicación desde el PC y accederemos al menú de configuración a través de herramientas y preferencias (en la barra de menú de la aplicación). En la pestaña que se nos abre, elegimos los formatos para firmar documentos PDF, OOXML de Office, facturas electrónicas, XML genéricos, ODF de Libreoffice u OpenOffice y el resto de los ficheros.

Una vez seleccionado, pulsamos OK. Cabe destacar que, desde la Sede Electrónica del Gobierno recomiendan el formato de firma XAdES para todos los documentos menos para las facturas electrónicas (FacturaE).

Las ventajas de la firma digital

Gracias al proceso de la firma digital, las empresas encontrarán distintos beneficios para sus procesos, como por ejemplo

  1. Eliminar el papel: las empresas hoy deben ser sustentables y una buena forma de sumarse al cambio está en intentar eliminar lo mayor posible el papel. Además, esto por consecuencia lleva a un ahorro tanto en tinta como en los mismos materiales.
  2. Movilidad: los documentos se pueden firmar desde cualquier lugar y momento, por lo que la empresa no deberá enviar documentos a clientes o socios para cerrar algún negocio o contrato.
  3. Agilidad: el punto anterior lleva a una agilización de los procesos que es también una disminución de tiempos. Todo es más rápido, todo es más productivo.
  4. Seguridad: los documentos digitales son más seguros que los físicos, lo que entrega confidencialidad a los procesos de la compañía.

Estas son sólo algunas de las ventajas que trae la instalación de firma digital, que como puedes ver se relacionan uno con otro y traen una actualización digital necesaria a la empresa y todos sus procesos.
AutoFirma es una herramienta que permitirá a la empresa sumarse a esta digitalización que resulta ser necesaria para los tiempos que vivimos actualmente, y revisando el paso a paso que te entregamos será más sencillo aún configurar la instalación de firma digital.

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