La gestión de contratos es un proceso muy importante para cualquier organización. Asegurarse de que todos los contratos estén en orden, estén correctamente firmados y guardados y que sean asequibles es crucial para el éxito de la empresa. Por ello, es importante simplificar el proceso de contratación, mantener un registro detallado y accesible de los contratos o la automatización de los contratos a través de un software específico son algunos de los elementos que hacen que el proceso de gestión de contratos sea más eficiente.
Un buen sistema de gestión de contratos puede ayudar a la empresa a mejorar la productividad, entre otros motivos, porque facilita la búsqueda y automatización de los contratos. También mejoran la imagen de la empresa al agilizar una gestión postventa gracias al seguimiento que se realiza de los mismos.
¿Qué es y qué abarca?
La gestión de contratos es el proceso de administración y gestión a lo largo de su ciclo de vida. La gestión de contratos es una función crítica en cualquier organización que celebre contratos con otras organizaciones o individuos. Una automatización de contratos adecuada puede ayudar a las empresas a evitar problemas legales, optimizar el rendimiento y mejorar las relaciones con los clientes.
La gestión de contratos incluye la negociación, creación y ejecución de contratos, así como la administración y gestión de los contratos existentes. La automatización de contratos también implica la identificación y gestión de los riesgos asociados. Una solución tecnológica puede automatizar muchas de estas tareas y hacer más eficiente la gestión de los contratos. Este tipo de soluciones pueden automatizar las tareas de administración de contratos, como la creación y el envío de notificaciones, el seguimiento de los plazos y la generación de informes.
Importancia de la gestión de contratos
La importancia de la automatización de contratos radica en su capacidad para introducir eficiencia y reducir el riesgo a lo largo de su ciclo de vida.
Ciclo de vida de un contrato
El ciclo de vida del contrato es el proceso mediante el cual se crea, negocia, ejecuta y gestiona un contrato. Esto incluye todas las actividades e hitos, desde las ideas o necesidades iniciales hasta las fases posteriores a la entrega, como el cierre o la terminación.
La clave para una gestión eficaz del ciclo de vida del contrato es tener visibilidad de cada etapa del proceso para que pueda identificar riesgos, mitigar problemas y optimizar el rendimiento. Eso significa comprender claramente quién es responsable de qué en cada etapa y los procedimientos operativos estándar sobre cómo se debe completar el trabajo.
Etapas del proceso de la gestión de contratos
Las etapas del ciclo de vida del contrato son los procesos por los que pasa un contrato. Las etapas del ciclo de vida del contrato incluyen las siguientes:
- Solicitud de contrato. Las partes del contrato y las partes interesadas pueden expresar lo que esperan obtener del contrato.
- Redacción del contrato. Las partes contratantes ponen por escrito los términos y condiciones.
- Negociación del contrato. Las partes del contrato negocian el marco de las especificaciones redactadas durante la redacción del contrato.
- Aprobación de contrato. El contrato pasa por un segundo borrador y es revisado por las partes.
- Firma del contrato. Después de las aprobaciones, una persona con autoridad firma el contrato. Existen software de firma electrónica sólidos y fáciles de usar que pueden facilitar la firma de contratos.
- Obligaciones contractuales. Una vez firmado el contrato, todas las partes reconocen sus responsabilidades, hitos, fechas clave y cualquier otra obligación contractual específica.
- Cumplimiento del contrato. Esta fase ayuda a reducir los cargos por pagos atrasados y a sentar una base firme para futuros contratos.
- Renovación del contrato. Se aplica cuando la relación entre las partes es beneficiosa y las partes desean continuar con la relación laboral.
Beneficios automatizar la gestión de contratos con un software CLM
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés) es el proceso de automatización de los contratos de principio a fin. Esto incluye la creación, el almacenamiento y la organización de contratos y documentos, así como la negociación y la renovación de los mismos.
El uso de un software de gestión de contratos o software CLM automatiza y centraliza este proceso, facilitando la gestión de los contratos y el seguimiento de su ciclo de vida. Los sistemas de CLM también envían notificaciones a los gestores cuando se acercan los plazos de los contratos o cuando hay cambios en su ciclo de vida.
La aplicación de software proporciona un sistema de gestión de documentos y capacidad de firma electrónica que ayuda a las empresas a gestionar el volumen de contratos que pueden tener. Mediante el uso de un software de gestión de contratos, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero al tiempo que reducen el riesgo de errores humanos.
