Una pila de documentos mal clasificados que contienen en su interior miles de datos valiosos que no se están aprovechando. Archivos digitales mal organizados que provocan una pérdida considerable de tiempo y de información. Son solo dos ejemplos de las consecuencias negativas que puede tener para la actividad laboral una mala gestión documental y organización de archivos.
En su actividad cotidiana las empresas generan ingentes cantidades de información y de documentos. Su correcto manejo puede marcar los resultados económicos y suponer una notable ventaja competitiva. Una gestión documental que no solo es el almacenamiento de los archivos sino que también consiste en su captura, recuperación y conservación de forma segura. Acciones que han evolucionado notablemente en las últimas décadas.
La digitalización ha dejado atrás los tiempos en que las facturas o contratos adoptaban solo el formato físico. El papel sigue estando presente pero se ha visto desplazado por los archivos electrónicos.
Ventajas de una buena gestión documental y organización de archivos
Metadatos, archivos electrónicos, firmas digitales…Son muchos los retos que las empresas tienen por delante en la gestión documental actual. También son varias las ventajas que pueden derivar de una organización eficiente:
- Facilidad de búsqueda: La gestión digital puede reducir los tiempos de búsqueda así como la implantación de sistemas que permiten encontrar la información deseada de forma ágil.
- Automatización de procesos y flujos de trabajo: ¿Qué ocurre si podemos tener un acceso más sencillo a la información? Ganamos tiempo y mejoramos el desarrollo laboral.
- Ruptura de las barreras físicas: Documentos centralizados en un espacio digital común al que se puede tener acceso desde cualquier ubicación o dispositivo. Los trabajadores y los departamentos pueden compartir su información sin necesidad de compartir el espacio físico.
- Más eficiencia: Documentos que se pueden recuperar de forma ágil, procesos con mayor automatización, consulta de la información desde cualquier lugar…La eficiencia y la productividad laboral mejoran notablemente.
- Seguridad de los documentos: La apuesta por un sistema adecuado de gestión documental y organización de archivos debe tener en cuenta el aspecto de la seguridad. En la actualidad existen sistemas que garantizan este aspecto controlando los usuarios que cuentan con permisos de acceso, verificando la trazabilidad de los documentos y estableciendo políticas de privacidad.
¿Por qué apostar por las herramientas digitales?
Una de las razones más importantes para apostar por una gestión documental digital es el ahorro de tiempo y recursos que representa para cualquier empresa o administración. Infraestructuras destinadas a los documentos, personas y muchas horas dedicadas a su gestión y conservación así como un alto consumo de papel se pueden sustituir por un software en la nube. Los mismos ficheros pero en el mundo online, las mismas horas y personas pero dedicadas a actividades con más retorno humano y un significativo beneficio medioambiental al necesitar menos papel.
Las herramientas digitales garantizan un correcto almacenamiento, la captura, la recuperación y la conservación de los documentos electrónicos así como cualquier tipo de digitalización de archivos.
Una apuesta que puede ser personalizada. Existen diferentes opciones de software de gestión documental adecuadas a las necesidades que pueda presentar cualquier empresa y es que no es lo mismo la actividad de una compañía de seguros que la de una administración. Además, se debe tener en cuenta el aspecto de la capacitación y formación de los trabajadores para que puedan utilizar de forma adecuada la herramienta digital elegida. También es un plus si la empresa y sus diferentes departamentos llegan a establecer una unión entre su sistema de gestión documental y de organización de archivos y su cultura organizacional.
Firmasign y Firmacloud son dos ejemplos de cómo la gestión digital de los documentos puede revolucionar para bien la actividad laboral. Ambas soluciones digitales están dentro de la oferta que ofrece Firmaprofesional para ayudar a las organizaciones y administraciones a alcanzar su máximo potencial con total seguridad.
En el caso de Firmacloud se trata de un sistema integral para la emisión y custodia de certificados digitales. Todo un repositorio de documentos electrónicos que ofrece al usuario una gestión ágil y con las máximas garantías jurídicas. Por su parte, Firmasign permite la gestión global de todos los procesos de firma electrónica
En resumen, la elección de un buen sistema para la gestión documental y organización de archivos puede representar toda una ventaja competitiva. Búsquedas más eficientes, procesos más ágiles, y ruptura de las limitaciones físicas y espaciales son algunos de los beneficios de tener los documentos electrónicos bien situados y gestionados en un universo digital donde ya no existen límites a los archivos que una empresa puede llegar a generar.
