El desarrollo tecnológico, la digitalización o el boom de las redes sociales no solo han cambiado las relaciones en la sociedad sino que también han supuesto un gran cambio en la actividad empresarial. Por ese motivo, cada vez son más las compañías que apuestan por el uso de herramientas digitales para gestionar su actividad cotidiana.
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Una mejor optimización del tiempo, avances en la gestión del equipo, más fluidez en la comunicación interna, mayor agilidad en los procesos… Son muchas las ventajas que proporcionan las nuevas herramientas 2.0. En ese sentido, en este artículo queremos abordar los beneficios que puede obtener un departamento de Recursos Humanos de su implantación. En un momento donde los cambios y las transformaciones son constantes, la apuesta por las herramientas adecuadas puede representar un valor añadido para cualquier empresa.
¿Qué son las herramientas digitales?
La habitual agenda y la libreta de direcciones en una versión online; el viejo archivo de ficheros y documentos en una adaptación 2.0, los CV de los empleados y toda su trayectoria en la empresa, los contratos, o incluso el portal de empleados o Las herramientas digitales son todos aquellos aparatos electrónicos, softwares y aplicaciones que a través de internet y en cualquier dispositivo permiten realizar múltiples actividades y acciones.
La llegada de la pandemia supuso un gran boom para este tipo de aplicaciones ya que demostró su impacto en lo laboral y cómo desde la distancia también se podían realizar todo tipo de gestiones. Su implantación en las empresas representa una clara apuesta por la innovación y permite que muchas tareas rutinarias que antes eran un problema ahora se realicen en poco tiempo. Hoy, para los empleados más jóvenes, la acción de buscar de forma manual la información y los datos de los empleados de su departamento les parece algo muy poco productivo.
Eso sí, resulta fundamental conocer bien la amplia gama de herramientas por las que pueden optar las compañías. Comprender su funcionamiento es la vía para maximizar sus ventajas y obtener todo el beneficio posible de ellas.
Las ventajas para el Departamento de Personas o Recursos Humanos
¿Quieres instalar una vía directa de comunicación interna?, ¿has pensado en digitalizar los procesos de reclutamiento?, ¿quieres un canal digital para las pruebas de evaluación? Todo esto es posible gracias a unas aplicaciones que agilizan los procesos internos de recursos humanos, permiten una mejor comunicación interdepartamental y ayudan a mejorar la productividad y los resultados empresariales. Si todavía no estás seguro de todo lo que pueden ofrecerte las herramientas digitales mira las siguientes ventajas:
- Optimización del tiempo: Sin lugar a dudas el mayor beneficio que permite la tecnología es una mejor gestión del tiempo. Existen aplicaciones para digitalizar y optimizar las gestiones vinculadas al personal de una empresa y para automatizar la gestión documental o el control horario. Este ahorro temporal permite a los responsables del área poder invertir más tiempo en las personas de la organización y en acciones que fomenten el crecimiento del equipo.
- Mejor gestión interna: Un chat que posibilita una comunicación ágil de las personas del equipo y facilita la interacción entre los departamentos de la compañía. Son muchos los ejemplos de redes sociales (Slack, Jive, Yammer, Beezy…) que mejoran los procesos internos de una empresa y que también contribuyen a afianzar las relaciones interpersonales y establecer un buen clima laboral.
- Mejora en la gestión de procesos: Las herramientas digitales también suponen un paso adelante en la administración de nóminas o de aspectos como la gestión de vacaciones o el control horario. Existen programas virtuales diseñados para la gestión online de los planes de retribución, el cálculo de impuestos, la automatización de las nóminas o la generación de contratos.
- Oferta de e-learning: En una época donde las empresas pelean por conseguir atraer talento, la capacidad de ofrecer formación puede ser un gran reclamo. También lo es para conseguir fidelizar a las personas que ya están dentro de la compañía e incrementar sus habilidades. Existen diferentes herramientas que funcionan como plataformas de aprendizaje y aulas virtuales y que ofrecen todo tipo de conocimientos.
- Procesos de reclutamiento y onboarding: Cada vez más departamentos de recursos humanos se valen de canales y redes sociales para conocer e interactuar con candidatos potenciales. Las aplicaciones digitales facilitan la sistematización y estandarización del proceso de reclutamiento y son útiles para hacer más rápido y atractivo todo lo relativo al proceso de onboarding en la organización.
Soluciones de firma electrónica
Si hay un asunto donde las herramientas digitales han representado toda una disrupción es en la firma de contratos y otros documentos de forma online. Su implantación ha permitido agilizar numerosos procesos de contratación, legales o administrativos. Ahora, por ejemplo, se puede enviar un contrato de trabajo a una persona situada a miles de kilómetros de la sede física de la empresa y recibirlo de vuelta con su firma electrónica en apenas unos minutos. Todo con la máxima seguridad y con las garantías legales pertinentes.
Aquellos departamentos de Personas que ya apuestan por la firma electrónica han podido ver cómo ahorran tiempo y dinero, son más eficientes y productivos y, además, tienen un impacto positivo en el medioambiente. En este sentido, entre las opciones digitales que se pueden encontrar en Firmaprofesional encontramos:
- Firmacloud: Se trata de un sistema integral para la emisión y custodia centralizada de certificados digitales cualificados en la nube.
- FirmaSign: Una plataforma de gestión documental de todos los procesos de firma electrónica. Crea flujos documentales, recopila y almacena las evidencias necesarias y la trazabilidad de todas las operaciones realizadas sobre cada documento.
- Firmamobile: Permite la firma digital de documentos y la verificación de la identidad del usuario desde un dispositivo móvil.
Son muchas las opciones y también muchas sus ventajas. Hoy, los profesionales de recursos humanos tienen una amplia oferta de herramientas digitales que les permiten una mejor gestión de procesos y de una forma más óptima y efectiva. Conocer bien estas aplicaciones, identificar cuáles son las más apropiadas para la actividad profesional y maximizar sus beneficios puede ser la clave que marque la diferencia en una empresa.
