Fuera del mundo digital, identificarse es muy sencillo y todo el mundo sabe cómo hacerlo. Sin embargo, hoy en día gran parte de los trámites y acciones burocráticas se llevan a cabo digitalmente y es por ello por lo que la verificación de la identidad digital ha tomado más relevancia en relación con la protección de los datos y la contratación online.
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En este post te contaremos cómo identificarte, como empresa, de forma fiable y todo lo que necesitas saber acerca de los certificados digitales y para qué sirven cada uno de ellos.
Qué es la identidad digital
En términos generales, la verificación de la identidad digital sirve para dar fe que una persona es quién dice que es, también en el mundo digital, mediante una serie de procesos y tecnologías.
Según la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, existen diferentes documentos que pueden validar la identidad de una empresa y sus representantes. Entre ellos se encuentran el DNI electrónico, las firmas electrónicas y certificados digitales, y otros sistemas que constan de claves creadas mediante registros previos.
Para comprender mejor la importancia de los certificados que validan la identidad digital debes tener en cuenta que esto no es solo importante a nivel individual. La validación de una identidad es algo clave, por ejemplo, en los procesos de selección de una empresa. Por muy capacitado que demostrara ser un candidato, ninguna compañía podría sumarlo a su plantilla sin poder verificar su documentación e identidad.
En esa línea, los departamentos de administración y de Recursos Humanos deben verificar que en el mundo digital una persona no realice acciones en nombre de otra. Y es por eso por lo que existen los certificados digitales. En un mundo y en un momento de la historia en el que cada vez se realizan más acciones online, es importante crear sistemas que protejan a las personas y a las empresas ante posibles suplantaciones de identidad.
Eso sí, debes saber que los certificados digitales se pueden clasificar de varias maneras que no son excluyentes entre sí. Algunas de las tipologías que puedes encontrar son:
- Certificados de persona física: es la modalidad más común y permite reconocer a su titular de forma fehaciente.
- Certificados corporativos de persona física: certifican a su titular como una persona que está vinculada a una organización, ya sea como empleado, colaborador, cliente o proveedor.
- Certificados de empleado público: permiten identificar al titular como una persona que está al servicio de la Administración Pública.
- Certificado corporativo de representante legal: con este certificado una persona física pasa a tener la condición de administrador único o representante legal con poderes generales y sin límites de una organización.
- Certificado corporativo de representante de entidad sin personalidad jurídica: identifican a su suscriptor como una corporación y al firmante como un representante de la misma.
- Certificado corporativo de representante voluntario frente a las administraciones públicas: de similar naturaleza al anterior, pero, en este caso, ofrece poderes específicos generales como representante de una organización ante la Administración Pública.
- Certificados según el soporte: se realiza una distinción entre aquellos certificados que se instalan en el dispositivo propio y los que se emiten en una tarjeta criptográfica.
- Certificados de sello empresarial: son utilizados por las empresas con el objetivo de firmar o dar más credibilidad a la documentación que envían a sus clientes y proveedores.
Más allá de las diferentes tipologías, en este artículo nos vamos a centrar en los certificados digitales para mostrar algunas de las ventajas que tiene su uso.
Ventajas de la identidad digital
- Ahorro de tiempo: permite realizar trámites administrativos de forma simple y online, incluso desde el móvil, que es más simple y representa un ahorro de tiempo, ya que no es necesario desplazarse para realizar gestiones con las aplicaciones.
- No más olvidos: ¿qué sucede si vas a hacer un trámite presencial y olvidas alguno de los documentos que debes entregar? Seguramente debas regresar en otro momento, con todo lo que eso significa. En los trámites digitales eso no suele ocurrir, ya que cualquier documentación necesaria estará accesible vía online. Eso sí, también debes tener cuidado porque hay algunos certificados con tarjeta y debes tenerla para poder firmar.
- Días y horarios: al utilizarse para trámites digitales, ya no es necesario tener en cuenta los días en los que las administraciones públicas están abiertas, sino que se pueden realizar trámites durante todo el día, todos los días.
- Fuera del país: si te encuentras fuera de España, podrás realizar trámites sin problemas, ya que solo necesitarás una conexión a la red.
Identidad digital: ejemplos de uso
A continuación, te explicamos algunos de los usos que puedes darles a los certificados de identidad digital:
- Realizar trámites online con las Administraciones Públicas como el cambio de domicilio fiscal, pedir la tarjeta sanitaria, pensiones, subvenciones y otras prestaciones, o también para realizar trámites bancarios como la modificación de datos.
- Simplificar todos los trámites como las declaraciones de la renta o la liquidación del IVA para los autónomos.
- Realizar reclamaciones validando la identidad.
- Firmar documentos y formularios oficiales como pueden ser contratos, citaciones, peticiones y otros documentos de validez legal.
- Consultar si existen multas de circulación u obtener informes de la Seguridad Social.
- Firmar las actas y la documentación de Comités de Administración.
- Tramitar procesos como las altas y bajas de empleados, la firma de vacaciones, gestiones internas de la empresa o los contratos con proveedores y clientes.
- Recepción de pedidos y tramitación con franquiciados.
- Consentimientos informados en un hospital.
- Gestión de documentación en compañías de seguros y entidades bancarias.
La identidad digital: ejemplos en las empresas
Uno de los certificados que podemos encontrar es el Certificado de Representante Legal. Este permite a las empresas facilitar y hacer más económicos y ágiles los trámites con la Administración y mejorar la productividad obteniendo la trazabilidad de la firma y minimizar errores humanos.
Si eres una empresa que quieres gestionar documentación o identificar a tus empleados con certificados digitales puedes emitir desde la empresa, de forma autónoma, certificados digitales; e incluso guardarlos en la nube. Solo debes disponer de la plataforma de emisión de certificados de Firmaprofesional.
Tanto para personas físicas como jurídicas, poder validar la identidad digital y firmar mediante un certificado digital, otorga seguridad, legalidad y facilidad para los trámites internos y con las AAPP.
Validar la identidad digital mediante un certificado es recomendable para cualquier persona, y también para cualquier empresa. Es un trámite relativamente sencillo y lo puedes realizar ingresando a www.firmaprofesional.com.
