Esta semana, hablamos con Rosemary Mafuz, responsable del departamento de derecho de sociedades del despacho Baker Mckenzie en Madrid, que compartirá su experiencia con la firma cualificada en esta área del derecho legal societario.
Rosemary trabaja asesorando a empresas y llevando la secretaria de sociedades, la gran mayoría filiales españolas de multinacionales, por lo que trabaja a diario con consejeros de empresas asentados en diferentes países que deben firmar y dar su aprobación en incontables ocasiones a lo largo del año. Y es que el derecho societario es una de las ramas más formalistas y burocráticas del derecho por lo que, para que las firmas tengan las máximas garantías jurídicas y de seguridad, resulta fundamental contar con una firma que se equipare a la manuscrita. No hay duda: la única que cumple estos requisitos es la firma cualificada.
Solo así, el equipo de Rosemary puede llevar la secretaría de estas sociedades de forma electrónica, a través de los administradores. Ahora los consejeros y accionistas firman electrónicamente y a distancia actas, acuerdos y cuentas anuales, incluso si son auditadas, con máxima fiabilidad, de forma muy fácil y rápida y con el nivel más alto de aceptación por parte de notarías y registros oficiales, como el Mercantil. ¿Qué pasaría si usásemos la firma avanzada? La respuesta de Rosemary, según su experiencia, es clara: la firma avanzada no siempre es aceptada por las administraciones por no ofrecer todas las garantías legales de la firma cualificada.
Desde área legal-societaria de Baker Mckenzie, que interactúa de forma constante con registradores y notarios, Rosemary considera que es primordial utilizar la firma cualificada para no “encontrarnos con reticencias por parte de los notarios que son quienes tienen que legitimar una firma. Con la firma cualificada este miedo desaparece porque es incuestionable, como la manuscrita”.
¿Cómo ha afectado la pandemia?
Antes de la pandemia, la firma electrónica en general se utilizaba poco, pero estamos viendo que la firma cualificada será el estándar de futuro. “Es lo que pasó durante la pandemia, con el confinamiento, y lo que seguro sucederá en un futuro no muy lejano. Si podemos tener la firma cualificada que es igual que la manuscrita no tendrá sentido usar otra opción. Es un trámite que se generalizará, sobre todo en temas transnacionales, puesto que ninguna autoridad europea puede cuestionar su validez legal. Ya vimos durante la pandemia, a auditores negándose a aceptar cuentas anuales firmadas con firma avanzada, por lo que el uso generalizado de la cualificada está muy cerca”, cuenta Rosemary. Además “Creemos que en breve será suficiente con la videopersonación y no será necesario estar presencialmente para tramitar la firma cualificada, de forma que el proceso será aún más sencillo.”
“Contar con la firma cualificada virtual, es decir, en la nube, sin necesidad de usar la tarjeta criptográfica, es la perfección para consejeros que están desplazados en otros países ya que pueden firmar desde cualquier lugar del mundo y a través de múltiples dispositivos”. Y es que la firma cualificada tiene plena validez en todos los países miembros de la UE, así como en todos aquellos países que se hayan adherido al reglamento eIDAS, por lo tanto, resulta muy sencillo distribuir este certificado cualificado eIDAS entre todos los representantes de las empresas con registros españoles o en cualquier lugar de Europa, se encuentren en el estado miembro que se encuentren. Es por ello que, cuando trabajamos en remoto, es importante apostar por la opción de firma electrónica que aporte más seguridad y garantías jurídicas, es decir, la firma cualificada, para poder disponer de procesos con la máxima cobertura legal.
De esta forma, además de la facilidad de uso por parte del usuario, es totalmente seguro firmar actas de acuerdos, tomas de decisiones, juntas generales accionistas, cartas de representación de accionistas o cuentas anuales. Si a esto, le sumamos a los demás usos de la firma electrónica cualificada como los trámites habituales con Hacienda, la Seguridad Social y demás administraciones, tienes en tu mano contar con una firma con la máxima seguridad y garantías jurídicas.
