“Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica”. Es una definición que encontramos en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo (elDAS) sobre la firma electrónica cualificada o, lo que es lo mismo, la versión digital de la antigua firma manuscrita.
En este artículo queremos que conozcas mucho más sobre la también llamada “QES” por sus siglas en inglés (“Qualified Electronic Signature”). Junto con la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada es una de las opciones para firmar todo tipo de documentos digitales o realizar gestiones con las administraciones. Eso sí, la firma cualificada es la opción más avanzada y la que ofrece las mayores garantías jurídicas a cualquier persona física, empresa, organización o administración pública.
Diferencias entre firma electrónica simple, cualificada y avanzada
Al hablar de estos tres tipos de firmas electrónicas podemos hacer un pequeño símil con los niveles de un idioma. Cada una de ellas aporta requisitos que no estaban en la categoría anterior. La opción más sencilla es la firma simple que no permite identificar a la persona que firma ni tampoco verificar el contenido del documento. No obstante, esta opción digital agiliza algunos procesos y es útil en operaciones como la firma de un permiso de vacaciones.
El siguiente nivel en el mundo de las firmas digitales lo representa la opción cualificada. En este caso, el reglamento elDAS garantiza la identidad de la persona que firma por lo ofrece garantías jurídicas. Hablamos de un tipo de firma que resulta práctica para las empresas en situaciones como la firma de un contrato de trabajo de manera no presencial. No obstante, cualificada se encuentra en un nivel intermedio de seguridad, un nivel por debajo de la cualificada que es la máxima garantía.
Una garantía de seguridad
Según el artículo 25.2 de elDAS, “Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita”. Es decir, hablamos de una firma que proporciona la máxima seguridad para acreditar digitalmente la identidad de una persona. Por ese motivo, es la opción más recomendada para la firma de documentos importantes, el cierre de acuerdos comerciales o para ejecutar procedimientos con la administración pública.
Un alto grado de seguridad que no significa complejidad. La firma cualificada no va a trastocar la actividad de ningún departamento de Recursos Humanos sino más bien, todo lo contrario, representa un paso adelante para cualquier organización en múltiples situaciones. Dos ejemplos serían:
- Una empresa cuyos consejeros están ubicados en diferentes países de Europa.
- Una organización que necesita, en su actividad cotidiana, que sus consejeros y accionistas firmen remotamente actas, acuerdos y cuentas anuales de forma ágil y con la máxima fiabilidad.
Para conseguir generar esta firma es necesario que la persona utilice un certificado cualificado, como los que emite Firmaprofesional, así como un dispositivo de creación de firma. Las garantías de identidad del firmante vendrán dadas por el proceso de emisión del certificado electrónico cualificado, durante el cual se habrá debido personar para su emisión. Una vez nos hemos acreditado e identificado personalmente, el servicio para firmar documentos en un entorno digital está disponible para ser usado de forma totalmente segura desde cualquier parte del mundo.
Este carácter internacional y de reconocimiento de reciprocidad transfronterizo entre los Estados miembros de la Unión Europea lo recoge elDAS en su artículo 25.3: “Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma cualificada en todos los demás Estados miembros”.
Su uso en las empresas
Sin lugar a dudas, el departamento que más beneficio obtiene en su actividad cotidiana del uso de la firma cualificada es el de Recursos Humanos. La principal ventaja es la optimización del tiempo. Muchas horas que antes se debían dedicar a la organización y firma de documentos no digitalizados ahora se pueden emplear en otras actividades. La apuesta por la digitalización de los procesos de firma aporta un valor añadido a cualquier organización e, incluso, puede beneficiar la captación de talento al reducir el proceso de onboarding.
La optimización del tiempo y su empleo en otras gestiones que generen un valor extra es también muy importante para los equipos directivos o los responsables de área. Más aún en aquellos casos donde se viaja con regularidad. Con la opción cualificada la firma se puede hacer en cualquier momento y sin retrasos en el proceso.
Flujos comerciales más rápidos y eficientes, la formalización de clientes en situaciones como ferias o congresos que requieren de máxima agilidad o reducir el número de gestiones a la hora de pedir un préstamo. El abanico de situaciones que permite la firma cualificada es muy amplio.
Una firma local y centralizada
El método más frecuente para el uso de la opción electrónica cualificada es mediante su opción local. En este caso, la firma se realiza a través de un certificado electrónico que se encuentra ubicado en el equipo tecnológico de la persona y que funciona en cualquier sistema operativo o navegador.
También existe la opción de que la firma electrónica tenga su ubicación en un repositorio único dentro de un servidor seguro. Esta es conocida como forma centralizada y su uso habitual se da dentro de organizaciones o administraciones. La persona firmante puede acceder a la firma desde cualquier dispositivo tecnológico con conexión a internet. Cabe destacar que la opción centralizada presenta ventajas como:
- Independencia del dispositivo.
- Menor volumen de pérdida de información.
- Control centralizado de permisos.
- Es posible su monitorización y trazabilidad.
En este artículo, hemos podido ver que firmar un documento de forma digital es una opción que hoy se puede realizar con la máxima seguridad, eficacia y rapidez. Algo que, en buena parte, es gracias a la firma electrónica cualificada que tiene un efecto jurídico equiparable a la firma manuscrita tradicional y, por lo tanto, la que cuenta con mayores garantías legales y de seguridad conforme al reglamento europeo de firma y servicios electrónicos de confianza, también conocido como Reglamento eIDAS. A la hora de gestionar documentación de gran importancia y cuando se trabaja en remoto, es importante apostar por la opción de firma electrónica que aporte más seguridad y garantías jurídicas, es decir, la firma cualificada para poder disponer de procesos con la máxima cobertura legal.
