Realizar el trabajo de la forma más eficiente es el reto principal de toda empresa. El objetivo está claro: obtener el mejor resultado, en el menor tiempo posible y con el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles. En pocas palabras, necesitamos dirigirnos hacia la optimización de procesos en busca de la excelencia, la competitividad y de un mejor servicio a nuestros clientes. Sin embargo, ¿cómo podemos convertirlo en una realidad?
Quizás os vais a reconocer en esta secuencia: sabéis que tenéis un producto de calidad, pero falláis muchas veces en los plazos de entrega al cliente. Los eternos trámites administrativos ralentizan enormemente el proceso, vuestros empleados se frustran y los clientes no quedan satisfechos.
O, ¿te suena alguna de estas otras? El cliente busca información atraído por vuestro producto, pero el proceso de compra fracasa por la cantidad de formularios o contratos físicos que se tienen que firmar. O incluso, cuando sabéis exactamente el equipo que vuestra empresa necesita y buscáis el talento que dé respuesta a esa necesidad detectada, la contratación resulta demasiado lenta y los buenos candidatos aceptan otra oportunidad.
Son situaciones de naturaleza muy distinta, pero con una misma solución: la optimización de procesos, una herramienta que llega para cambiar la vida de las empresas porque sabe cómo llegar a la meta por el mejor camino.
En Firmaprofesional, tenemos clara nuestra apuesta para lograrla: diagnóstico y digitalización. Es decir, detectar qué falla en la cadena productiva de nuestro negocio y confiar en las nuevas herramientas digitales para diseñar un método ágil, eficaz y adaptado a cada compañía. Veamos cómo conseguirlo.
¿Qué es la optimización de procesos y por qué es importante para tu negocio?
Llamamos optimización de procesos a la técnica que permite analizar las carencias de todas las acciones de la empresa, resolverlas e implementar los recursos para conseguir que un negocio funcione con la mayor eficacia y eficiencia.
Identificar los obstáculos en los procesos que fracasan, rediseñar una forma más apropiada de obtener el mismo resultado, aplicar de manera sistemática una nueva metodología de ejecución, automatizar los procesos para ahorrar tiempo y costes y medir el éxito de cada una de estas acciones componen la estrategia de optimización de procesos en toda empresa.
La digitalización es la gran aliada que la hace posible. Y es que nos permite replicar un modelo de éxito, de manera simultánea, en varios departamentos de la compañía y convertir trámites farragosos, lentos y con un gran número de errores en procesos ágiles y seguros. Conozcamos todas sus ventajas.
Ventajas de la optimización de procesos a través de la digitalización
- Mejora la productividad: los procesos internos ganan en fluidez, los trámites intermedios se resuelven de forma ágil y se comenten menos errores.
- Reduce los costes: la digitalización es clave para un buen diagnóstico. Permite localizar fallos que resuelve de manera rápida.
- Hace eficaz el trabajo en remoto y amplía los horizontes de la empresa. La digitalización haría posible, por ejemplo, realizar los trámites de un departamento de RR. HH. de una multinacional con delegaciones, franquicias y tiendas físicas en todo el mundo de una forma más eficiente y rápida.
- Mejora de resultados es inmediata y la tasa de éxito es medible, tanto en el interior de la compañía como con el cliente final. Esto es posible porque las acciones estratégicas de optimización de procesos y la digitalización se apoyan en datos contrastados.
- Las acciones se vuelven más visibles y automatizables: se monitorean todos los procesos y se ejecutan de forma automática los que mejor funcionan.
4 pasos para optimizar los procesos de tu compañía
Una de las grandes fortalezas de la optimización de procesos vinculada a la tecnología es su capacidad de crear un modelo de implementación que podemos replicar en todas las áreas de la empresa. Veamos un ejemplo práctico en el departamento de RR. HH.
Identificar problemas
¿Qué necesita tu negocio para crecer y qué obstáculos se está encontrando en el camino? Quizás os interesa captar talento extranjero para la compañía, pero os veis limitados porque un proceso de contratación a escala global os resulta un proceso inasumible y demasiado lento en la actualidad en vuestra empresa.
Analizar la situación y plantear soluciones
¿A qué se debe esta lentitud en la contratación? Debemos analizar los recursos disponibles (¿contamos con suficiente personal para llevar a cabo esta tarea?, ¿se encuentra debidamente cualificado?) y detectar posibles errores (¿mantienen abiertos demasiados procesos a la vez sin concluir con éxito ninguno?, ¿no existe un sistema ágil para realizar las entrevistas de los candidatos?, ¿los candidatos abandonan porque la respuesta es demasiado lenta?).
Una vez encontradas las carencias, llega el momento de rediseñar los procesos con una alternativa eficaz y la digitalización nos ayudará a conseguirlo.
Escoger una solución e implementar
Seguro que muchas tareas que ralentizan esta cadena productiva son fácilmente automatizables si apostamos por la tecnología adecuada.
Así, una optimización de procesos basada en la digitalización encontraría una nueva solución para las contrataciones internacionales: realizar entrevistas online para llegar a todo tipo de candidatos, emplear un certificado digital para la firma de contratos online con todas las garantías o eliminar tareas administrativas apostando por el envío automatizado de correos, entre otras muchas opciones.
Monitorizar el nuevo proceso y, si funciona, automatizarlo
Optimizar los procesos de vuestra compañía confiando en herramientas digitales tiene la gran ventaja de que podréis medir el éxito de cada acción que vayáis a emprender. Y, por supuesto, en caso de que funcione, automatizarla y replicarla en todas las delegaciones.
Hemos visto un caso de éxito centrado en el departamento de RR. HH. de la empresa, pero lo cierto es que todos pueden beneficiarse de las técnicas de optimización de procesos: venta, postventa, marketing, logística, transporte, administración o finanzas son algunos de ellos.
Herramientas digitales para ayudar en la optimización de procesos
Son muchas las herramientas digitales que los últimos avances tecnológicos ponen al servicio de nuestra empresa para la optimización de procesos. Desde Firmaprofesional, hemos seleccionado algunas de las que consideramos más relevantes para todo tipo de compañías.
- Plataformas de gestión de proyectos como Jira: un software para la gestión de proyectos en equipo, con el que digitalizar la planificación, la coordinación, la distribución de tareas, el seguimiento y el éxito de cada uno y desde un solo lugar.
- Plataformas de gestión de firmas y gestión documental como Firmasign: como hemos visto, para ganar en eficiencia se vuelve fundamental digitalizar la gestión y firma de documentos. Firmasign es una solución de máxima seguridad y eficacia para la firma de documentos y contratos digitales, que es, además, fácil e intuitiva.
- CRMs como Hubspot para mejorar los procesos de venta. Un gestor online de las relaciones con los clientes es perfecto para organizar los contactos, documentar y automatizar los procesos de ventas, realizar un seguimiento personalizado de los ejecutivos y obtener una información más precisa sobre los clientes.
- Softwares de contabilidad como Wave o Bind, con los que es posible conocer a tiempo real toda la información financiera de la empresa, reducir costos, agilizar y automatizar tareas contables, establecer obligaciones fiscales o monitorear distintos estados financieros.
La optimización de procesos es fundamental para el éxito de toda compañía y ha encontrado en la digitalización una aliada perfecta. Por esta razón, apostar por ella supone un salto exponencial que cambiará las reglas de juego en vuestra empresa justo de la forma que necesitáis.
