“Buscar la mejor manera de realizar una actividad”. Es la definición que recoge la Real Academia Española sobre el concepto de optimizar. Un verbo muy presente en cualquier empresa ya que la optimización de recursos debe ser un aspecto central en la gestión de cualquier departamento o compañía. Eso sí, aunque en muchas ocasiones la optimización se considera un sinónimo de otros conceptos como la proactividad o el rendimiento es importante tener claro que son cuestiones diferentes.
Una optimización de recursos que está más vinculada a los procesos que a los resultados. Es decir, lo importante es el cómo. Además, realizar una buena gestión de aquellos elementos con los que se cuenta es clave para conseguir uno de los propósitos centrales de toda compañía: generar valor. En este artículo, queremos poner el foco en la optimización desde el departamento de recursos humanos y su repercusión en el resto de la organización.
¿De qué hablamos exactamente?
Puedes contar con un equipo muy numeroso y no ser efectivo. Puedes tener la tecnología más puntera y estar desaprovechándola. Puede que la duplicidad de procesos no te permita incrementar tus beneficios. Quizás la ausencia de un software de gestión te lleve a tener que recorrer laberintos burocráticos con cada nuevo cliente. Cuando se habla de optimización de recursos no solo se pone el foco en la cantidad sino que hablamos de muchas más cosas.
Cómo se ha dicho, aunque hay una cierta relación, optimizar no es sinónimo de productividad y tampoco de rendimiento. Optimizar es encontrar el mejor camino, la mejor solución…la fórmula que acaba generando un valor añadido y marcando la diferencia. En ese sentido, una buena optimización puede pasar por un equipo reducido en el cuál están claros los roles, funciones y los procesos que se ponen en marcha. También por la apuesta por una metodología o una aplicación digital que no solo permite una mayor eficiencia sino que mejora la motivación del equipo y la satisfacción del cliente.
Son muchas las opciones para una buena gestión de recursos. También los efectos que esta puede tener. Por ejemplo, que cada persona del equipo tenga claro su rol, que los recursos más importantes estén bien empleados o que todos los miembros de tu equipo tengan una carga laboral óptima son algunas de las situaciones que pueden derivar en un incremento de los beneficios. Optimizar bien lo que tienes también puede evitar conflictos, por ejemplo, mediante el empleo de herramientas digitales para la organización del tiempo y las funciones.
Y es que la optimización de recursos se puede emplear para muchos aspectos vinculados al área de personas tales como: la mejora de servicios, la gestión del tiempo, la planificación, la gestión del cambio o la evaluación del clima laboral.
¿Cómo lo hago?
Seas una empresa grande o pequeña, con vinculación al sector tecnológico o a las ventas…puedes mejorar la forma en la que gestionas tus recursos para sacarles el máximo partido. Estas son algunas estrategias y metodologías para conseguirlo:
- Desglose de procesos: Toda acción o campaña puede dividirse en acciones más pequeñas. Todo proceso se compone de diferentes etapas y si estas están claramente definidas y enumeradas existe la opción de realizar un monitoreo mediante alguna herramienta digital. Este desglose de procesos reduce el riesgo y proporciona más control y seguridad.
- Fijación de plazos: Tan importante como desglosar los pasos es poner límites temporales. Un proyecto en el que no se define la fecha de cierre puede generar diversos problemas a la hora de gestionar los recursos disponibles. También es importante garantizar que los trámites administrativos no dilaten tanto la espera de un posible cliente como para hacerle perder el interés en el proyecto.
- Apuestas por las KPI´s: Los Key Performance Indicator o KPI´s se han convertido en la brújula que marca el rendimiento de numerosas empresas. Estos indicadores del rendimiento o el desempeño son una guía ya obligatoria para evaluar dónde se está a nivel de resultados. El diagnóstico puede ser la clave del éxito.
- Analiza tus datos: Los KPI´s también pueden proporcionar mucha información a cualquier empresa. Gestionar y analizar correctamente los datos con los que se cuenta puede ser el paso previo para generar valor, conocer los puntos fuertes y saber corregir posibles errores.
- Implementa estrategias: En los últimos años han surgido filosofías como el Lean Manufacturing que buscan ayudar a las compañías a conseguir una mejor optimización de recursos. En este caso concreto, se promueve suprimir todos aquellos elementos y procesos que no aportan valor o son innecesarios. Existen otras estrategias como el método Kaizen o Six Sigma.
¿Cómo ayuda la digitalización?
Un software para llevar la gestión documental que permite liberar un tiempo en la jornada laboral de varios trabajadores que puede dedicarse a mejorar la planificación de actividades. Una herramienta digital que mejora la comunicación interna del equipo y que hace que los procesos y el flujo de trabajo sea más eficiente. La digitalización es una gran aliada para la optimización de recursos. Además, por paradójico que pueda parecer, la tecnología permite reforzar el componente humano en cualquier departamento de personas.
Desde Firmaprofesional son varias las herramientas que se ponen a disposición de las empresas para que mejoren su optimización. Por ejemplo, Firmacloud es un sistema integral para la emisión y custodia de certificados digitales cualificados. Seguridad y confianza para no tener que volver a revisar la legalidad de una firma con una solución que se puede utilizar desde múltiples entornos y dispositivos con el consecuente beneficio temporal y espacial.
Tal y como señalaba la definición recogida por el diccionario de la Real Academia Española optimizar es “buscar la mejor manera de realizar una actividad”. Un reto constante para cualquier empresa que les puede llevar a conseguir ventajas competitivas ya que la optimización de recursos debe tener siempre como objetivo la generación de valor y la mejora de los procesos.
