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Cualquier forma electrónica de una firma realizada por una persona en un documento puede ser considerada válida, pero solo las realizadas conforme al reglamento eIDAS poseen validez automática frente a un juez. 

Además, hay una gradación en cuanto a su calidad jurídica: la firma cualificada es equivalente en todos los aspectos a la manuscrita y la firma avanzada es, cuando se produce mediante un certificado cualificado, la que ofrece la presunción más robusta de atribución al firmante que puede ofrecer un servicio cualificado eIDAS.

Al usar un certificado cualificado para firmar, también se garantiza que el documento no ha podido ser modificado tras la firma, y el emisor del certificado así lo garantiza mediante su póliza de responsabilidad civil.

Existen diferentes tipos de  firma electrónica (simple, avanzada, y cualificada) que se regulan en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014.

Por tanto, como punto de partida cabe afirmar que todas las firmas electrónicas pueden generar efectos jurídicos y admisibilidad de prueba en procedimientos judiciales, pero no de igual “calidad”.

En este post trataremos la diferencia existente entre la firma avanzada y la firma cualificada, puesto que son las que permiten la identificación del firmante con un mayor nivel de seguridad.

1/ Firma Avanzada

En el artículo 26 del Reglamento eIDAS, se establecen los requisitos a cumplir para que se considere una firma electrónica como avanzada, que permite identificar al firmante y que está vinculada a él de manera única y a los datos a que se refiere, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control. 

Este tipo de firma se encuentra en un nivel intermedio de seguridad. A pesar de permitir la vinculación con el firmante y garantizar la certeza en cuanto al contenido del documento, no puede equipararse a la firma manuscrita. 

Realizando una firma electrónica avanzada en un móvil

2/ Firma cualificada

La firma electrónica cualificada posee las mayores garantías jurídicas, siendo equiparada por el ordenamiento español como la única que tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita. (artículo 25.2 eIDAS). 

La generación de este tipo de firma se producirá siempre y cuando el usuario utilice durante el proceso de firma un certificado cualificado, como los que emite Firmaprofesional y un dispositivo cualificado de creación de firma,  además de cumplirse todos los requisitos de una Firma electrónica Avanzada, dado que una firma cualificada es una firma Avanzada con un plus de seguridad.

En el caso de firmar con certificado electrónico cualificado, la integridad (aspecto que permitiría detectar cualquier cambio ulterior en los datos firmados) quedará garantizada a través de la firma electrónica basada en criptografía de clave asimétrica. Las garantías de identidad del firmante vendrán dadas por el proceso de emisión del certificado electrónico cualificado, durante el cual se habrá debido personar para su emisión.

La firma electrónica cualificada tiene un reconocimiento de reciprocidad transfronterizo entre los Estados Miembros de la Unión Europea, es decir, que una firma electrónica cualificada hecha con un certificado cualificado emitido por cualquier prestador perteneciente a algún Estado Miembro, por ejemplo, Firmaprofesional, en España, se reconoce como firma cualificada en cualquier otro Estado Miembro, con todos sus efectos jurídicos. (artículo 25.3 eIDAS).

Firmaprofesional como Prestador CUALIFICADO de Servicios de Confianza

Firmaprofesional está registrado en la Lista de Confianza publicada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y en la Lista de Confianza publicada por la Comisión Europea por las que se declaran los Prestadores de Servicios CUALIFICADOS de Confianza, entre los que se encuentran reconocidos tanto los certificados de firma electrónica como el Servicio de Sellado de Tiempo (TSA) de Firmaprofesional como servicios CUALIFICADOS. La adscripción a dichas listas queda restringida a aquellas organizaciones acreditadas por entes externos que hayan cumplido los requerimientos legales, técnicos y procedimentales establecidos por el Reglamento eIDAS y la LSC para la prestación de Servicios CUALIFICADOS de Confianza.

Firmaprofesional es auditada por AENOR con la pertinente acreditación eIDAS.

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¿Qué es la firma electrónica avanzada?

Empresas que contratan nuevos empleados, autónomos que necesitan gestionar el papeleo de su actividad, representantes de instituciones o de la administración pública que deben validar su identidad. Son muchas las acciones y los documentos que requieren de una firma que antes era manuscrita y ahora necesita soluciones digitales tales como la firma electrónica avanzada.

En la actualidad, existen diferentes tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada) cuya regulación está recogida en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 (elDAS). En ese sentido, es importante señalar que cualquier forma electrónica de una firma realizada por una persona en un documento puede ser considerada válida, pero solo las realizadas conforme al reglamento elDAS poseen validez automática frente a un juez. 

Además, existe una gradación en cuanto a la calidad jurídica de las firmas: la cualificada es equivalente en todos los aspectos a la manuscrita mientras que la avanzada es, cuando se produce mediante un certificado cualificado, la que ofrece la presunción más robusta de atribución al firmante que puede aportar un servicio cualificado elDAS. 

De esta manera, el punto de partida respecto a las firmas electrónicas es que estas pueden generar efectos jurídicos y admisibilidad de prueba en procedimientos judiciales, pero no de igual “calidad”. En este artículo queremos acercarte el funcionamiento de las firmas electrónicas, en especial de la avanzada, ya que esta es una información que todos los profesionales deben conocer y tener en cuenta a la hora de elegir su plataforma de firma electrónica.

¿Cuáles son los requisitos para la firma avanzada?

En el artículo 26 del Reglamento eIDAS, se establecen los requisitos a cumplir para que se considere una firma electrónica como avanzada. Estos requisitos son: 

  • Estar vinculada al firmante de manera única.
  • Permitir la identificación de la persona que firma.
  • Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
  • Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Realizando una firma electrónica avanzada en una tablet

¿Qué diferencia hay respecto a la cualificada?

La firma electrónica cualificada posee las mayores garantías jurídicas, siendo equiparada por el ordenamiento español como la única que tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita (artículo 25.2 eIDAS). 

La generación de este tipo de firma se producirá siempre y cuando el usuario utilice durante el proceso de firma un certificado cualificado, como los que emite Firmaprofesional y un dispositivo cualificado de creación de firma,  además de cumplirse todos los requisitos de una firma electrónica avanzada, dado que una firma cualificada es una firma avanzada con un plus de seguridad.

En el caso de firmar con certificado electrónico cualificado, la integridad (aspecto que permitiría detectar cualquier cambio ulterior en los datos firmados) quedará garantizada a través de la firma electrónica basada en criptografía de clave asimétrica. Las garantías de identidad del firmante vendrán dadas por el proceso de emisión del certificado electrónico cualificado, durante el cual se habrá debido personar para su emisión.

La firma cualificada tiene un reconocimiento de reciprocidad transfronterizo entre los Estados miembros de la Unión Europea, es decir, que es una firma hecha con un certificado cualificado emitido por cualquier prestador perteneciente a algún Estado miembro, por ejemplo, Firmaprofesional, en España, se reconoce como firma cualificada en cualquier otro Estado miembro, con todos sus efectos jurídicos (artículo 25.3 eIDAS).

¿Qué caracteriza a la firma electrónica avanzada?

Este tipo de firma se encuentra en un nivel intermedio de seguridad un peldaño por debajo de la cualificada. Sí que es superior a la firma electrónica simple pero, aunque permite la vinculación con el firmante y garantiza la certeza del contenido de un documento, no puede equipararse a la firma manuscrita. 

Sus características convierten a esta firma en una buena opción para situaciones como cuándo la firma de un contrato de trabajo no puede ser presencial. Desde la distancia e incluso a miles de kilómetros de la empresa contratante, esta firma electrónica permite sellar el acuerdo laboral con seguridad tanto en el proceso de firma como en el de contratación. Esto aporta un enorme valor añadido a las organizaciones y facilita la actividad de los departamentos de recursos humanos ya que es mucho más sencillo cerrar acuerdos, contratos mercantiles y transacciones económicas y hacerlo con cualquier organización del mundo. 

La opción electrónica avanzada también resulta muy útil para la firma de documentos oficiales. El hecho de ofrecer seguridad de cifrado y garantías jurídicas facilita la labor de muchas administraciones tanto de carácter estatal, autonómico o local.

¿Cuáles son sus ventajas?

Si en un terreno destaca y aporta ventajas las firma electrónica es en el ámbito laboral. Algunas de las ventajas que proporciona a los diferentes profesionales y empresas son: 

  • Opción de firmar en remoto: Se acabó la necesidad de compartir espacio físico para firmar un documento. Ahora es posible desde cualquier lugar del mundo. 
  • Ahorro de tiempo y costes: Poder firmar desde cualquier ubicación y en todo momento permite ganar tiempo y reduce los costes derivados de imprimir y gestionar documentos físicamente. 
  • Mejora de la imagen corporativa: Una empresa adaptada a la digitalización de los procesos de firma proyecta al exterior una imagen más moderna y actual. 
  • Impacto positivo: Reducir el consumo de papel minimiza la huella ecológica que generan las empresas y, por extensión, representa un impacto positivo en materia ambiental. 

En resumen, es cierto que la firma electrónica avanzada es la que aporta la mayor seguridad para personas, autónomos, empresas y administraciones públicas. Sin embargo, la firma electrónica avanzada, con un nivel de seguridad intermedio, es también una opción muy válida para gestionar documentos oficiales o procesos como la firma de un contrato de trabajo. Su buena buena atribución de la identidad del firmante así como sus ventajas permiten a las organizaciones la seguridad y confianza necesaria para apostar por esta firma. 

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