“Big data”, “datos”, “metadatos” son algunos conceptos que han cobrado un enorme protagonismo en la conversación pública y en la actividad laboral de muchas empresas, administraciones y trabajadores particulares. En este artículo queremos acercar qué son los metadatos, cuáles son sus aplicaciones y ventajas, los soportes donde pueden aparecer y su rol dentro de un mundo cada vez más digital.
La palabra metadatos se puede desglosar en el prefijo “meta” y el concepto latino “datum”, o lo que es lo mismo “dato”. El prefijo procede del griego y se usa para señalar que algo se aplica sobre sí mismo. Por tanto, con este concepto estaríamos hablando de “datos sobre los datos”. ¿Qué quiere decir esto? Una definición más técnica y específica la ofrece la National Information Standard Organization (NISO): “información estructurada que describe, explica, localiza o facilita de algún modo la recuperación, el uso o la gestión de la información”.
¿Para qué sirven los metadatos?
“Datos sobre datos”, “información estructurada” o “gestión de la información” son algunas de las líneas claves apuntadas en la definición sobre qué son los metadatos. Estos tres aspectos seleccionados tienen un gran vínculo con las empresas ya que pueden ligarse a cuestiones sobre la gestión documental, la optimización de recursos o el manejo y mejora de los procesos internos.
Saber gestionar los metadatos puede aportar información de mucho valor a las empresas y ofrece múltiples ventajas:
- Ayuda a la estandarización: La apuesta por una herramienta digital que centralice los metadatos ofrece una mapa global de los datos, facilita su estandarización y, por extensión, que aporten más calidad durante su uso.
- Ofrece seguridad: Si se gestionan bien los metadatos será sencillo para una empresa cumplir con las diferentes normativas así como proteger todos aquellos datos más significativos.
- Permite una buena gestión del cambio: La centralización de los datos así como su correcto análisis y uso puede suponer notables beneficios en la gestión interna de una empresa.
- Facilita el proceso de búsqueda: El hecho de que los metadatos sinteticen información permite una mejor clasificación y más facilidad para su análisis y recuperación.
- Más agilidad en los procesos: Si el acceso a la información resulta más sencillo, la labor de los profesionales será más ágil y mejorará la eficiencia y la productividad. También ayuda a la interoperabilidad entre departamentos y entre organizaciones.
Ejemplos de metadatos
En las facturas, en los acuerdos comerciales con clientes, en la documentación interna, en informes…pero no solo en documentos escritos sino también en elementos gráficos, audiovisuales o archivos de word o PDF. Son varios los ejemplos donde podemos encontrar metadatos:
- Fotografías e imágenes: Solemos ver la imagen, por ejemplo, de una convención anual de la empresa. Esa fotografía puede ir acompañada de varios metadatos como: velocidad ISO, lugar donde se realizó, modelo de cámara, hora, etc.
- Documentos escritos: En este caso los metadatos pueden incluir elementos como el número de páginas o palabras o información sobre la autoría del texto. Tanto los documentos en PDF como en Word contienen metadatos que pueden verse en las propiedades del documento.
- Material audiovisual: También las imágenes audiovisuales contienen metadatos como el formato de grabación, la fecha o los elementos técnicos.
Los metadatos y los documentos electrónicos
Con la información facilitada sobre qué son los metadatos se puede intuir que estos también están presenten en los documentos electrónicos y que ayudan notablemente a su gestión documental. En el universo digital en el que se engloba la actividad empresarial los metadatos cada vez están cobrando más protagonismo. En ese sentido, es importante señalar que los metadatos son uno de los componentes de cualquier documento electrónico, además del contenido y la firma electrónica.
Así, según el artículo 42 del Real Decreto 1671/2009, focalizado en los documentos electrónicos el concepto de metadato se define como: “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.
Los metadatos no suelen ser visibles a simple vista ya que suelen permanecer ocultos y se necesita acceder a algún tipo de software o aplicación. Por esa razón es clave garantizar las medidas de seguridad necesarias para proteger la información y evitar cualquier riesgo. En esa línea, la gestión documental con prestadores de servicio de confianza como Firmaprofesional garantiza la máxima seguridad y validez legal.
Dentro de los documentos electrónicos existen dos tipos de metadatos que pueden ser incluidos:
- Metadatos mínimos obligatorios: contienen información de contexto que hace accesibles las características básicas del documento (categoría, identificador, tipo de documento…).
- Metadatos complementarios: en este caso la información tiene fines más específicos y se vinculan con los procesos de gestión interna.
Además, hay que indicar que los metadatos se incluyen dentro de un esquema de metadatos que se define como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”, en el Real Decreto 4/2010.
El quién, el qué, el cómo…la tipología, la autoría, la fecha… ¿Qué son los metadatos? Un amplio abanico de información estructurada que ofrece numerosas ventajas a las organizaciones, administraciones y particulares dentro del universo digital.
