El éxito de la transformación digital en las PYMES

La acelerada digitalización invita a los emprendedores a subirse al carro de la tecnología. Te invitamos a revisar este artículo y conocer las claves para los pequeños negocios.

Actualmente, la transformación digital en PYMES es fundamental para el éxito de un negocio, principalmente en los tiempos acelerados de tecnología que vivimos y en una nueva normalidad tras la pandemia, en la que los consumidores cambiaron su forma de ver a las empresas.

En ese sentido, la digitalización se ha transformado en un desafío para muchas PYMES, las cuales han visto la necesidad de subirse al carro de la digitalización, principalmente por sus beneficios, pero también para poder dar solución a los distintos dolores de las formas más tradicionales de trabajar.

Ventajas de la transformación digital

Los puntos débiles de las empresas no digitalizadas son variados, y son quizás el principal incentivo a la hora de pensar en una transformación digital en PYMES y sus ventajas. 

Por tanto, antes de hablar de ventajas es importante hablar de pains o dolores. Primero, es importante destacar el problema del exceso de papel. Normalmente, las empresas que no basan su orden y servicios en tecnología cometen el error de acumular documentos físicos que finalmente se transforman en un problema y ralentizan las gestiones e incluso las ventas. 

Son esos mismos papeles los que, cuando tienen que ser firmados por colaboradores, pueden estar viajando de un lugar a otro, alargando los tiempos y aumentando los costos de un servicio o tramitación. 

Algo que llegó con la pandemia, y que se dio gracias a la nueva realidad del teletrabajo, fue la flexibilidad y el nuevo régimen de presencialidad de los trabajadores. En ese sentido, hoy es muy normal que una persona pueda trabajar para una compañía en España, por ejemplo, pero vivir en otro país. O que las oficinas se encuentren en Madrid, pero el empleado viva en otra ciudad a varios cientos de kilómetros de distancia. 

Esta flexibilidad de ubicación hace aún más difícil el tema de la firma presencial y encuentra en la firma electrónica una solución perfecta, para ganar tiempo y eficiencia en la gestión, pero también para ahorrar dinero en procesos administrativos.

Otro dolor importante tiene que ver con la eficiencia. Las tareas administrativas se ven simplificadas por la correcta transformación digital en las PYMES, lo que permite dedicarle más tiempo a los clientes y no tanto a las tareas administrativas, que de igual forma siguen siendo eficientes de cara a la seguridad legal que exige la firma de documentos sensibles como contratos, documentos fiscales y económicos o consentimientos firmados para temas de salud, entre otros.

Es así cómo estos problemas mencionados anteriormente se solucionan con herramientas que permiten ganar tiempo y eficiencia en la gestión, pero también ahorrando dinero y tiempo en procesos administrativos. Además,  que tus clientes vean que sigues las tendencias del mercado firmando digitalmente te dará una imagen innovadora y actual. 

Es en ese sentido, te enumeramos las principales ventajas: 

• Productividad: gracias a la transformación digital en PYMES se podrán optimizar distintos procesos internos de la empresa, incluso aquellos que demoran mucho tiempo. De esta forma, la productividad del negocio aumenta de manera importante, aprovechando de mejor forma los tiempos.
• Toma de decisiones: la digitalización entrega de por sí más información -en tiempo real y actualizada- y facilita el manejo y el análisis de datos que permiten una mejor toma de decisiones. 
• Experiencia del cliente: la tecnología, a través de los datos y la trazabilidad que ofrecen las numerosas aplicaciones, permite un mejor conocimiento de los clientes y su consumo. Esto, a la vez, ayuda a la empresa a mejorar los procesos de “customer journey”. 
• Mejora la comunicación: al igual que disponer de información en tiempo real, la tecnología te permite establecer comunicaciones instantáneas con tus clientes mejorando la relación con nuestra compañía y detectando posibles errores con los clientes. La tecnología, incluso, permite editar y trabajar un documento en línea, sin importar el lugar donde estés.

De esta manera, la transformación digital en PYMES es una oportunidad para las empresas innovadoras, en especial para enfrentar las nuevas demandas de los consumidores en tiempos de acelerada digitalización.  

Según datos que entrega Telefónica, la digitalización de las empresas es tan importante que de cara al 2025 va a cooperar en mejorar entre 1,5 y 2,5 p.p. anuales el producto interior bruto (PIB) de España, incluso incrementando la productividad de las pymes hasta en un 25%. 

Por esto, ser eficiente sin perder la máxima seguridad legal en la firma de documentos más sensibles, como contratos, informes fiscales o económicos -, y consentimientos informados, por ejemplo, es una nueva forma de gestionar que no puedes dejar pasar. En Firmaprofesional encontrarás las herramientas adecuadas para poder digitalizar tu empresa y sus procesos. 

¿Cómo digitalizar una empresa?

Aunque si transformas digitalmente tu empresa ganarás en eficiencia , tienes que saber que no es algo fácil de implementar, principalmente por el cambio que implica en los procesos organizativos y los equipos , algo que muchas veces cierra la puerta a empezar procesos de digitalización.

En ese sentido, un estudio de EY explica que el 41% de las empresas que invierten en digitalización lo hacen midiendo el Retorno de la Inversión o RODI. Es así cómo estas compañías, durante el 2022, esperan un retorno del 7,6% en promedio; cifras más altas que el 4,4% que se informó en 2021.

Para iniciar procesos de digitalización en una compañía es importante pasar tener en cuenta 5 puntos:  

1. Planificar: el proceso de transformación digital en pymes es un paso nuevo en el desarrollo de tu empresa, y por lo tanto es un desafío clave para el futuro. En ese sentido, es necesario planificar cuidadosamente cada punto antes de poner en marcha estos cambios. Es importante evaluar el contexto en el que se encuentra la compañía y la industria, pero también conocer a tu audiencia, sus necesidades y motivaciones. Si detectas estas oportunidades podrás encontrar qué mejoras debes aplicar en la tecnología y tendrás claro cuáles son los objetivos que se verán impactados positivamente con estas mejoras. 
2. Conocer el nivel de digitalización de nuestro negocio:  ya con el mapa más claro de la empresa, de la industria y de los clientes, llega el momento de identificar el estado digital de cada uno de los procesos y prácticas dentro de la compañía. Deberás hacer un inventario, con claridad de cada una de las acciones de las diferentes áreas que componen tu empresa. Hay que identificar los hábitos digitales, cuáles son sus canales principales de movimiento, los medios que se utilizan y más. Existen algunos autodiagnósticos que pueden ser muy útil en esta etapa.
3. Mentalizar: al ser un proceso que no será fácil, y que claramente tomará tiempo y trabajo, es importante que sea de un desarrollo limpio, lo más sencillo posible y fácil de entender para tus colaboradores y equipo de trabajo. En esa línea, tu mensaje debe llegar claro, explicando las necesidades que existen, las soluciones que se obtendrán y los beneficios que vienen de la mano con la digitalización; si logras entregar bien la idea, tu equipo se sentirá comprometido con el cambio. Es tu responsabilidad mentalizarlos, ya que finalmente cada uno tiene una responsabilidad dentro de esta estrategia de digitalización y que los ayudará a poder llegar al éxito como equipo.
4. Formar: es importante que el liderazgo de este proceso lo lleven personas capacitadas en el tema, con formación al respecto. Así, podrás levantar estrategias y procesos de digitalización, las cuales deben ser muy bien explicadas para que el equipo conozca y se forme en este nuevo proceso de transformación, así como también en la integración de nuevas tecnologías y nuevas herramientas. 
5. Analizar y medir: la incorporación de tecnología a los procesos de tu empresa requiere de una formación continua, actualizaciones constantes, automatización de tareas e incorporación de personas capacitadas al respecto. En ese sentido, la transformación digital necesita constantes aprendizajes y mejoras, lo que va de la mano con una de las ventajas de la tecnología, que está en la posibilidad de analizar y medir resultados. Es importante que como compañía entiendas que estos cambios llegaron para quedarse, pero también para mejorar los resultados y procesos de la empresa, y son esos datos los que debes analizas, medir y comprar constantemente para poder perfeccionar.

¿Por qué las empresas digitalizadas son más eficientes?

Las PYMES  que se han subido al carro de la transformación digital suman las distintas ventajas que mencionamos anteriormente, pero además cuentan con algunos beneficios que tienen que ver con:

• Disminuir los errores: la digitalización lleva consigo diseño de nuevos procesos, automatización y  con ello menos riesgos de que existan  errores humanos.
• Control, transparencia, trazabilidad y revisión: gracias al data y la información que nos ofrece la tecnología, puedes registrar y analizar errores, que a la larga serán claves para diseñar mejores estrategias y seguir creciendo como empresa. 
• Agilidad y eficiencia
• Contacto más directo y rápido con el cliente.  Mejora del “customer journey”
• Dirigirnos hacia la omnicanalidad en beneficio del cliente y la venta. 

Casos de éxito

1. Sanitas: reconocida compañía del área de la salud, digitalizó todos sus procesos de preinscripción e identidad corporativa. En ese contexto, Firmaprofesional se encargó del proceso de autenticación y firma electrónica, lo que ha llevado a la empresa a consolidarse en el mercado con una estrategia digital.
2. Applus:  empresa que se enmarca en la inspección de vehículos, donde la digitalización es clave para la autenticación y firma de los procesos. En esa línea, Firmaprofesional logró que Applus pudiera entregar el volumen de exigencia que tiene con más de 700 certificados electrónicos.