“¿Puede pasarse por la oficina mañana a las 12 horas para firmar el contrato?”. Esta es una pregunta que cada vez resulta menos necesaria porque el desarrollo tecnológico ha permitido que muchos trámites burocráticos o laborales puedan realizarse desde la distancia. Hoy, las empresas y los trabajadores pueden optar por la opción digital para la firma del contrato de trabajo.
Esta es una gran noticia para las personas del departamento de recursos humanos, ya que, ahora, de forma ágil pueden enviar el contrato de trabajo y recibirlo de vuelta con la firma del nuevo empleado. Es también un avance a la hora de agilizar las gestiones y realizar cualquier tipo de alta o baja en la Seguridad Social.
El fenómeno del teletrabajo y otras fórmulas de flexibilidad se dispararon durante la pandemia de la Covid-19 y han venido para quedarse. En la actualidad, son muchas las opciones de trabajo en remoto y cada vez hay más empleados que apuestan por fórmulas deslocalizadas. Las empresas no tienen que perderse la opción de contar con este talento. ¿Quieres ganar en efectividad en las gestiones administrativas de tu empresa con los empleados? ¡Sigue leyendo y digitalízate!
¿Es plenamente legal la firma digital del contrato de trabajo?
La respuesta es sí. La firma electrónica de un contrato de trabajo tiene plena validez, es segura y garantiza la identidad de la persona contratada. El Reglamento de la Unión Europea 910/2014, conocido de forma más cotidiana como elDAS, es la normativa más importante en la regulación de la firma electrónica y los servicios de certificación. También es importante conocer la Ley 59/2003 cuyo objetivo es la veracidad de los documentos firmados electrónicamente.
Después de resolver las dudas sobre la seguridad, quizás crees que este proceso puede ser muy lioso. Si bien es verdad que la firma digital de un contrato de trabajo también podría llevar muchos pasos y convertirse en un laberinto, la realidad es que las empresas tienen a su disposición diversas plataformas de firma electrónica que permiten agilizar y automatizar todas las acciones a realizar. Un ejemplo es Firmasign, una plataforma de gestión documental que permite ahorrar mucho tiempo y dinero, o Biid, la plataforma de Firmaprofesional que posibilita la firma electrónica a través del teléfono móvil.
¿Qué opciones tengo para la firma del contrato de trabajo?
Ya sea desde Nueva York, Manchester, Hanoi o Segovia, las posibilidades digitales permiten formalizar una nueva relación laboral desde cualquier lugar. Te explicamos cuáles son las tres opciones más comunes y conocidas a la hora de realizar una firma digital:
- Firma electrónica simple: es la opción más sencilla y consiste en realizar un check para validar los datos contenidos en el contrato. El inconveniente es que no se puede identificar al usuario, un problema significativo porque conlleva que la validez legal no esté asegurada.
- Firma electrónica avanzada: en este caso sí que se valida la identidad de la persona que firma el contrato y que no se modifica el documento tras su firma.
- Firma electrónica reconocida o cualificada: presenta la máxima seguridad, ya que se firma con certificado digital. Garantiza la autenticidad de la identidad de la persona hasta el punto de que es aceptada como prueba en los procesos judiciales. También verifica que no se modifica el documento tras su firma.
Tanto la firma electrónica avanzada como la firma electrónica reconocida/cualificada son utilizadas por las diferentes empresas para la firma del contrato de trabajo sin la necesidad de que el empleado se presente de forma física en la oficina o centro de trabajo. En el caso de la firma electrónica simple, es una opción poco utilizada, ya que no garantiza la identidad de la persona.
Un proceso de firma de contratos de trabajo que es muy ágil y cómodo para las compañías. Las empresas tienen la capacidad de emitir certificados digitales de forma autónoma con la plataforma de Firmaprofesional, pudiendo realizar los procesos de verificación de la identidad de forma remota con el sistema de Video ID, además de guardar todos los certificados y documentos firmados en la nube.
Los beneficios para el departamento de RR. HH.
En las grandes multinacionales o en empresas de trabajo temporal contar con la opción de que la firma del contrato de trabajo sea digital reporta múltiples beneficios. Entre todos ellos cabe destacar:
- Automatización de procesos: el tiempo de los procesos de selección y onboarding se reduce al incorporar la firma electrónica. La empresa se beneficia de la mayor rapidez y eficacia en la firma de documentos.
- Seguridad: un proceso más rápido y seguro donde la compañía cuenta con todas las garantías legales, sobre todo en el caso de utilizar certificados digitales.
- Menos tiempo, más efectividad: el trabajador ahorra tiempo y la empresa ve como sus gestiones con la Seguridad Social son más ágiles y, con ello, gana en efectividad y productividad.
- Contribución medioambiental: en un momento donde la sostenibilidad es un valor añadido para las compañías, la firma del contrato de trabajo de forma digital evita la impresión de grandes cantidades de papel. Un ahorro de recursos y un impacto positivo en materia de Responsabilidad Social Corporativa.
Los tiempos cambian y, con ello, las formas y vías para hacer las cosas. Hoy, las relaciones laborales ya no implican necesariamente la presencia del empleado en la oficina. Una nueva época que también debe abordarse desde la gestión de la relación laboral y de su inicio. Contar con la posibilidad de que la firma del contrato de trabajo pueda hacerse desde cualquier lugar ofrece notables ventajas para las empresas y les puede ayudar a conseguir el talento necesario para desarrollar su actividad.
