Cada día llegan a las empresas muchos correos con documentación para firmar. Antes de enviarlos a la impresora, apilarlos en un montón y reunir a todos los que tienen que estampar su rúbrica en ellos, hay algunas cosas que podemos plantear: ¿Por qué no firmar los documentos de forma digital y sin desplazamientos?
Muchas empresas ya han optado por la firma electrónica avanzada. Las que no lo han hecho a menudo dudan sobre su funcionamiento o cómo implementarla en una organización.
Respondemos a algunas preguntas sobre la firma electrónica:
¿Qué es una firma electrónica?
Es un proceso que identifica a una persona o equipo informático en la gestión y tramitación de documentos electrónicos. Esto lo consigue a través de métodos criptográficos que aseguran su seguridad y autenticidad. Permite que el receptor y el emisor de un contenido puedan identificarse mutuamente y, entre otras cosas, evita que los documentos puedan ser alterados.
¿Qué tipos de firma electrónica hay?
- Firma electrónica: Permite identificar a un firmante, por ejemplo, mediante usuario y contraseña. Es la más básica y la que menos seguridad proporciona al usuario
- Firma electrónica avanzada: Identifica al firmante y detecta cualquier cambio ulterior de los datos firmados.
- Firma electrónica reconocida: Es la única que puede ser considerada como equivalente legal a la firma manuscrita. Solamente puede ser emitida por una Autoridad de Certificación (como Firmaprofesional) que comprueba fehacientemente la identidad del certificado y se genera en un dispositivo seguro de creación de firma.
Para utilizar la firma electrónica reconocida necesito un certificado digital ¿Qué es?
Las Autoridades de Certificación emiten certificados electrónicos que permiten identificar a terceros. Para ello “introducen” la firma electrónica en tarjetas criptográficas, tókens USB o dispositivos móviles.
De hecho, esta es la labor que realiza Firmaprofesional, emitir certificados reconocidos y aceptados tanto por la administración pública, entidades privada y algunos colegios profesionales.
Estos certificados pueden ser de diferentes tipos: para administraciones públicas, empresas, colegios profesionales, de componente y técnicos…
¿Para qué sirve la firma electrónica reconocida?
La firma electrónica reconocida está orientada a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana necesitan de una rúbrica para validarlas, como la firma de contratos o presupuestos.
Algunos ejemplos:
- Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
- Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
- Petición de la vida laboral.
- Recepción de notificaciones electrónicas.
- Firma de correos electrónicos.
- Firma de facturas electrónicas.
¿Es legal?
Es totalmente legal y con validez jurídica. Está sujeta a la normativa española y europea.
¿Se puede falsificar?
La firma electrónica es más difícil de falsificar que la manuscrita, ya que se puede rastrear si ha habido alteraciones en el certificado electrónico. No obstante, deben mantenerse una serie de precauciones. Algo tan sencillo como no dejar el certificado fuera de nuestro control, o protegerlo con una contraseña segura.
¿Qué beneficios aporta?
La firma electrónica permite automatizar los trámites legales, los procesos de una organización o compañía, acceder de forma fácil y segura a información personal. Es un procedimiento íntegramente electrónico y esto lleva a los usuarios a ahorrar tiempo, desplazamientos y costes.
Por ejemplo, la ciudad de Barcelona ya dispone de una aplicación que permite acceder a los servicios telemáticos municipales a través de un certificado digital en el teléfono móvil. El sistema mobileID asocia un número de teléfono móvil a cada ciudadano, que puede llevar consigo siempre su certificado electrónico.
Para saber más o resolver dudas, no duden en ponerse en contacto con nosotros.
